11 Pertanyaan Interview Project Manager Lengkap dengan Jawaban

Apakah kamu baru saja mendapatkan panggilan interview project manager?

Selamat! Itu artinya kamu berhasil lolos dari tahap sebelumnya.

Namun, setelah mendapatkan panggilan interview perusahaan, apakah kamu mulai merasa gugup?

Pikiranmu mungkin mulai dipenuhi berbagai pertanyaan, “Apa saja yang nantinya akan ditanyakan saat interview? Bagaimana saya bisa terlihat profesional dan percaya diri?”.

Tarik napas dalam-dalam. Artikel ini akan membantu kamu menyiapkan pertanyaan interview project manager yang mungkin ditanyakan lengkap beserta cara menjawabnya.

Mengapa Persiapan Interview Project Manager Penting?

Interview adalah tahap lanjutan dari proses recruitment kerja. Umumnya, orang yang dipanggil untuk interview adalah orang yang sudah berhasil lolos tahap screening CV.

Dengan kata lain, jika saat ini kamu telah dihubungi untuk melakukan interview, artinya kamu dianggap memenuhi kualifikasi minimum untuk posisi yang sedang dicari. Kamu tinggal meyakinkan recruiter bahwa kamu adalah kandidat terbaik untuk menempati role yang mereka cari.

Lalu mengapa persiapan interview itu penting? Apakah kita tidak boleh langsung menjalaninya tanpa ada persiapan terlebih dahulu?

Interview adalah bagian penting dari proses lamaran kerja. Proses ini menjadi penentu apakah kamu layak masuk ke tahap berikutnya dan bahkan menjadi bagian dari perusahaan. Mempersiapkan interview sebaik mungkin membuat kamu memiliki persiapan lebih matang dan lebih percaya diri.

Persiapan interview project manager juga membantu kamu menyiapkan jawaban-jawaban terbaik yang mungkin ditanyakan saat wawancara berlangsung. Dengan jawaban yang dipersiapkan secara terstruktur, kamu tentu menjadi lebih tenang dalam menjawab, bukan?

Itulah mengapa kamu tidak boleh menyia-nyiakan waktu sebelum tahap interview dimulai. Berikan persiapan dan jawaban terbaik untuk menunjukkan skill dan pengalaman kamu kepada recruiter.

Contoh Pertanyaan Interview Project Manager

Dalam interview nantinya, kamu sangat mungkin akan menghadapi pertanyan-pertanyaan sulit tentang manajemen proyek. Pastikan kamu menguasai pengetahuan mengenai skill apa saja yang harus dimiliki seorang project manager, tugas seorang project manager, hingga tools project management.

Sebelas pertanyaan di bawah ini cukup mewakili semua hal krusial tersebut. Pelajari sampai tuntas, yuk!

#1 Project seperti apa yang menurutmu ideal?

Pertanyaan ini menjadi salah satu pertanyaan interview yang sering ditanyakan. Dengan mengetahui proyek yang ideal versi kamu, recruiter bisa mengetahui apakah kamu akan cocok dengan jenis proyek yang sedang atau akan dijalankan perusahaan.

Untuk menjawabnya, bersikaplah jujur dan tunjukkan semangatmu dalam mengelola sebuah proyek.

Contoh jawaban: “Bagi saya, sebuah proyek bisa dikatakan ideal jika memenuhi beberapa hal. Pertama, setiap anggota tim memahami tujuan dan memiliki jiwa ownership atas proyek yang mereka kerjakan. Kedua, tenggat waktu dalam proyek tersebut didasarkan pada kemampuan sumber daya yang dimiliki. Ketiga, proyek tersebut bersifat inovatif dan kreatif, artinya proyek mampu menghasilkan sebuah terobosan yang meningkatkan user experience.”

#2 Skill apa yang harus dimiliki project manager untuk sukses memimpin proyek? 

Untuk menjadi project manager, sudah pasti kamu membutuhkan berbagai skill. Kamu bisa memberikan jawaban sesuai dengan pengalaman yang sebelumnya kamu rasakan saat menjadi project manager atau dari pengetahuan yang sebelumnya sudah kamu ketahui tentang skill project manager.

Contoh jawaban: “Untuk menjadi project manager sukses, dibutuhkan berbagai skill penting. Beberapa di antaranya adalah skill leadership, komunikasi, negosiasi, manajemen waktu, anggaran, dan risiko. Skill ini menjadi penentu apakah proyek yang kita jalankan bisa sesuai dengan harapan. Misalnya, kita memerlukan skill leadership untuk memimpin tim, memotivasi mereka, dan memastikan mereka berada di halaman yang sama.”

#3 Apa elemen paling penting dalam peran seorang project manager?

Pertanyaan ini adalah kesempatan emas bagimu untuk menunjukkan pengetahuan yang kamu miliki sebagai project manager. Cobalah pikirkan apa yang paling sering kamu lakukan dan tanggung jawab kamu selama menjadi project manager di pekerjaan sebelumnya atau selama kamu mempelajari bidang ini.

Contoh jawaban: “Dalam pengalaman karir saya, saya mempelajari bahwa komunikasi adalah salah satu elemen terpenting dari peran ini. Dalam sebuah proyek, masing-masing orang berkontribusi sesuai tanggung jawab mereka masing-masing. Agar setiap anggota tim melakukan pekerjaan secara efisien dan memastikan mereka semua berada di halaman yang sama, membangun komunikasi yang baik sangat dibutuhkan.

Project manager juga perlu berkomunikasi dengan stakeholder dan klien tentang kemajuan dan hambatan selama proyek berlangsung. Pada akhirnya, komunikasi yang bagus membuat proyek berjalan dengan lancar.”

#4 Bagaimana kamu memimpin tim untuk pekerjaan remote?

Saat ini, banyak perusahaan mulai menerapkan sistem kerja remote atau hybrid. Tak heran jika dalam proyek berbasis teknologi, project manager dapat memilih mengelola tim dari jarak jauh. Untuk hal ini, kamu harus memahami skill bekerja dengan anggota tim secara virtual.

Project manager yang bekerja secara remote memang menghadapi lebih banyak tantangan. Recruiter ingin mengetahui bagaimana kamu mengelola tim secara remote dan apakah metode tersebut sesuai dengan budaya perusahaan.

Contoh jawaban: “Memimpin tim untuk pekerjaan remote memang menjadi tantangan tersendiri untuk project manager. Agar memudahkan komunikasi tim, tentunya saya akan menggunakan tools seperti Slack, Notion, Basecamp, atau lainnya. Saya akan mengadakan sesi 1-on-1 secara rutin supaya saya tetap bisa memahami masing-masing anggota tim saya.

Selain itu, kami bisa mengadakan gathering virtual sebulan sekali untuk mempererat hubungan antartim.”

#5 Tools project management apa yang kamu biasa gunakan?

Setiap perusahaan biasanya menggunakan tools project management berbeda, tergantung kebutuhan dan biaya. Kamu bisa menjawabnya dengan menyebutkan tools yang biasa kamu gunakan di pengalaman kerja sebelumnya atau tools yang memang sudah kamu pelajari.

Kamu juga bisa memeriksa di bagian kualifikasi apakah perusahaan tersebut menyebutkan harus menguasai tools tertentu yang ternyata relevan dengan kemampuanmu.

Jika tidak ada kualifikasi khusus tools yang harus digunakan, kamu bisa mendiskusikan tools yang paling kamu kuasai dan yang ingin kamu kuasai. Jelaskan juga alasan mengapa kamu ingin menguasai tools tersebut.

Contoh jawaban: “Di pekerjaan sebelumnya, saya terbiasa menggunakan Microsoft Project, namun saya tertarik untuk belajar Gantt Chart karena lebih mudah untuk berkoordinasi dengan stakeholder melalui tools tersebut.

Setiap stakeholder dapat menambahkan ide ke online board dan lebih mempermudah untuk berkomunikasi dengan tim.”

#6 Metodologi project management apa yang biasa kamu gunakan?

Ada beragam metodologi project management, seperti scrum, kanban, dan waterfall. Pemilihan metodologi ini biasanya didasarkan pada jenis proyek yang sedang dijalankan perusahaan.

Metodologi project management yang kamu kuasai akan menentukan apakah kamu cocok dengan metodologi yang digunakan perusahaan.

Untuk menjawabnya, kamu bisa menjelaskan metodologi yang biasa kamu gunakan atau kamu bisa menggunakan metodologi bervariasi tergantung kebutuhan proyek.

Contoh jawaban: “Dikarenakan saya sudah lama bekerja di industri yang berkaitan dengan software, maka saya terbiasa menggunakan agile methodology. Metode tersebut adalah metode terbaik yang bisa digunakan dalam proyek saya. Dengan agile, saya dapat membuat delivery cycle menjadi lebih ringkas sehingga klien bisa memberikan feedback secara konstruktif.

Sebelumnya, saya juga telah mempelajari metodologi lean dan scrum dan mencoba menerapkan beberapa metode tersebut dalam proyek yang pernah saya kerjakan. Metode lean berhasil meminimalisir pemborosan anggaran dan waktu di proyek tersebut.”

#7 Apa yang kamu tahu terkait triple constraints triangle dalam project management?

Setiap proyek pasti memiliki batasan tertentu. Kamu tidak mungkin menjalankan proyek dengan waktu, ruang lingkup, dan biaya yang tidak terbatas. Sebagai project manager, kamu seharusnya tidak lagi asing dengan istilah triple constraint triangle.

Tujuan adanya pertanyaan ini biasanya untuk menilai pengetahuan teknis kamu di dunia project management.

Contoh jawaban: “Triple constraint triangle adalah sebuah model yang menjelaskan bahwa ada tiga elemen dalam project management yang saling berkaitan. Jika ada perubahan dalam salah satu elemen, maka akan mempengaruhi dua elemen lain. Tiga elemen tersebut yaitu waktu, ruang lingkup, dan biaya.”

#8 Apa project paling sukses yang pernah kamu pimpin?

Pertanyaan ini diajukan oleh recruiter untuk mengetahui bahwa kamu telah memahami langkah-langkah yang tepat dalam kesuksesan proyek. Cobalah untuk memikirkan proyek paling sukses yang pernah kamu raih dan mengapa kesuksesan itu bisa terjadi.

Agar lebih mudah, gunakan metode STAR untuk memberikan gambaran singkat proyek dari awal hingga akhir.

Contoh jawaban: “Proyek paling sukses yang pernah saya kerjakan adalah saat ditugaskan membuat software recruitment perusahaan. Proyek tersebut bisa sukses dikarenakan saya membina hubungan internal dengan tim saya untuk mengembangkan timeline, anggaran, dan langkah-langkah perencanaan yang paling rinci sekaligus masuk akal.”

#9 Pernahkan kamu memimpin proyek yang mengalami over budget dan lewat dari deadline?

Proyek yang mengalami over budget dan melampaui deadline adalah dua masalah umum yang sering dihadapi project manager. Dalam jawaban ini, kamu bisa menunjukkan bagaimana kamu menangani kedua masalah tersebut menggunakan metode STAR tadi.

Situation – Jelaskan masalah yang dihadapi proyek secara konstruktif.

Task – Jelaskan peran kamu dalam situasi tersebut.

Action – Jelaskan apa yang kamu dan tim lakukan untuk mengatasi situasi tersebut.

Result – Jelaskan bagaimana solusi yang kamu hadirkan dalam situasi tersebut berdampak positif.

Dengan metode STAR, kamu bisa menyampaikan dengan jelas situasi yang pernah kamu hadapi dan cara mengatasinya.

Contoh jawaban: “Saya pernah berada di situasi saya mengerjakan proyek milik klien. Secara tiba-tiba, mereka ingin menambahkan fitur tertentu di software yang sedang dikerjakan. Penambahan fitur tersebut membuat penyelesaian proyek mundur dari jadwal yang sudah ditentukan.

Sebagai project manager, saya perlu memutuskan apakah fitur ini benar-benar diperlukan dan harus memperpanjang deadline.

Pertama, saya mengadakan meeting dengan tim untuk memahami berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menambah fitur. Saat sudah mendapat penjelasan dan jawaban, saya menyampaikannya kepada klien dan memberi mereka pilihan. Akhirnya, mereka memutuskan untuk menambah deadline proyek dan tetap ingin menambahkan fitur. Akhirnya, proyek selesai lebih lambat satu bulan dari deadline sebelumnya dan klien puas dengan hasilnya.”

#10 Pernahkan kamu membuat kesalahan besar selama memimpin proyek?

Berbuat salah tentu merupakan hal wajar yang pernah dilakukan setiap orang. Pertanyaan ini bertujuan untuk melihat seberapa jujur kamu dalam memberikan jawaban dan menilai apakah kamu bertanggung jawab atas kesalahan yang kamu buat itu.

Daripada harus mengatakan bahwa kamu tidak memiliki kesalahan apapun selama memimpin proyek, lebih baik kamu menyebutkan beberapa kesalahan yang pernah dilakukan.

Setelah menyebutkan kesalahan, jelaskan cara yang kamu lakukan untuk mengatasi dan menyelesaikan kesalahan tersebut.

Contoh jawaban: “Dalam project pertama saya, saya pernah melakukan beberapa kesalahan. Dikarenakan terlalu fokus dengan proses perencanaan, saya menjadi kurang memperhatikan proses monitoring dan controlling proyek secara rutin. Selama 2 minggu proyek tersebut tidak mendapatkan controlling rutin dari project manager.

Saat saya mulai menyadari bahwa ada beberapa hal yang delay, saya langsung mengambil solusi secepat mungkin.

Sejak saat itu, saya menyadari bahwa project manager tidak boleh meremehkan proses monitoring dan controlling agar dapat mendeteksi permasalahan lebih awal dan segera mengatasinya.”

#11 Bagaimana cara kamu menghadapi scope creep?

Bagian penting dari project management adalah memastikan setiap proyek sesuai dengan anggaran dan tenggat waktu perusahaan. Namun, apa jadinya bila sumber daya tersebut membengkak di luar perimeter yang sudah ditentukan?

Itulah yang disebut scope creep. Saat hal ini terjadi dan tidak ditangani dengan baik, maka tentu akan berdampak tidak baik bagi proyek tersebut.

Jawabanmu atas pertanyaan ini akan menentukan bagaimana cara kamu mengelola sumber daya dan menghadapi rintangan proyek.

Contoh jawaban: “Scope creep adalah hal yang selalu saya pertimbangkan dalam proyek. Sebelumnya, saya pernah bertanggung jawab untuk membuat website perusahaan sekaligus aplikasi yang bisa berfungsi di ponsel.

Dalam mengatasi kemungkinan adanya scope creep, saat itu saya memutuskan untuk membagi proyek menjadi bagian-bagian kecil yang bisa dikerjakan tim setiap bulan. Dengan manajemen waktu dan komunikasi yang intens setiap bulan, tim kami akhirnya dapat menyelesaikan proyek tersebut tepat waktu.”

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

Penutup

Mengetahui dan menyiapkan apa yang harus kamu katakan saat interview project manager adalah hal penting. Jawaban yang rapi dan terstruktur akan meninggalkan kesan mendalam bagi recruiter dan membuat kamu menonjol dibanding kandidat lain.

Apabila saat interview kamu tidak yakin dan bingung dengan pertanyaan yang diajukan, jangan ragu untuk meminta klarifikasi. Hal itu akan meminimalkan ketidaksesuaian dalam menjawab. Semoga berhasil!