15 Skill Project Manager yang Wajib Kamu Kuasai

Mengetahui teori project management tanpa memiliki skill project manager adalah suatu hal yang tidak akan cukup untuk mengembangkan karir. Lagipula, siapa yang tidak ingin mencapai posisi tertinggi dalam karirnya? 

Sebagai project manager, nantinya kamu bertugas mengelola pekerjaan dengan menerapkan pengetahuan, skill, tools, dan teknik-teknik tertentu untuk memenuhi persyaratan proyek. Selain itu, kamu juga dituntut membagi fokus ke banyak hal.

Untuk menjadi project manager yang hebat, kamu perlu mengasah skill dan keterampilan project management, di mana teori, pengalaman, dan pengetahuan akan berbaur menjadi satu.

Lantas, apa saja skill yang kamu perlukan untuk menjadi project manager?

Artikel berikut ini akan memberikan kamu jawaban untuk skill project manager yang paling dibutuhkan dalam dunia profesional. Pembahasannya akan dibagi menjadi dua, yaitu hard skill dan soft skill. Kita kupas satu per satu, yuk!

Hard Skill Project Manager

Dalam project management, hard skill menjadi salah satu syarat utama yang harus dimiliki.

Pasalnya, hard skill diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh project manager, mulai dari tahap perencanaan hingga proyek selesai.

Jika tidak memiliki hard skill berikut ini, kamu akan kesulitan dalam mengerjakan peran sebagai project manager.

#1 Pengetahuan tentang Metodologi Project Management

Metodologi project management adalah serangkain proses yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas besar. Metodologi ini dapat membantu mengatur pengerjaan  proyek agar lebih efektif.

Metodologi project management juga membuat berbagai tugas lebih terstruktur dan terstandarisasi.

Ada beberapa metodologi project management yang perlu dikuasai project manager, seperti agile dan scrum. Ini tidak mengartikan kamu harus menjadi ahli dalam semua metodologi yang ada, namun paling tidak kamu menguasai salah satunya.

#2 Kemampuan Teknis

Sebagai project manager, kamu harus memahami bidang proyek yang sedang kamu kerjakan. Misalnya, jika kamu mengelola proyek yang bergerak di bidang edukasi teknologi, maka setidaknya kamu memiliki dasar-dasar pengetahuan di bidang itu.

Kamu juga perlu memiliki pemahaman praktis tentang project management software yang berfungsi untuk merencanakan, mengatur, berkomunikasi dengan tim, sekaligus mengelola sumber daya, anggaran, hingga jadwal.

Beberapa tools yang sebaiknya kamu kuasai misalnya JIRA, Microsoft Project, Teamwork, dan lainnya.

#3 Manajemen Tim

Project management adalah tentang kerja tim. 

Sebagai project manager, kamu harus memiliki keterampilan untuk menjaga supaya tim bekerja secara produktif. Hal ini mengartikan kamu perlu memahami manajemen konflik agar setiap orang dalam tim mampu bekerja sama dan memiliki semangat tinggi.

Skill manajemen tim juga mencakup kemampuan untuk mendelegasikan tanggung jawab secara efektif, mengevaluasi kinerja, sekaligus melatih anggota tim dalam meningkatkan skill mereka.                   

#4 Manajemen Waktu

Setiap proyek pasti memiliki batas waktu. Artinya, terdapat banyak tugas yang harus diselesaikan dalam waktu singkat.

Jika kamu tidak memiliki skill manajemen waktu yang baik maka akan berdampak pada penundaan proyek dan bisa saja mendapatkan hasil yang lebih buruk. Dengan demikian, project manager harus ahli dalam mengatur waktu, baik waktu pribadi, waktu tim, maupun waktu proyek secara keseluruhan.

#5 Project Planning

Project planning atau perencanaan proyek adalah skill project manager untuk mengatur jadwal, sumber daya, dan biaya proyek. Skill ini penting untuk dimiliki, sebab tahap perencanaan proyek adalah dasar dari project management cycle.

Biasanya project planning akan mencakup beberapa hal, seperti:

• Tujuan atau goals
• Metrik keberhasilan
• Stakeholder proyek sekaligus perannya
• Anggaran proyek
• Timeline dan jadwal
• Rencana komunikasi proyek

#6 Manajemen Tugas

Saat rencana proyek telah disusun dalam sebuah perencanaan besar, tugas project manager adalah memecahnya menjadi tugas-tugas kecil yang bisa dijalankan oleh tim proyek.

Tugas perlu dibuat, diatur, dan ditugaskan ke anggota tim. Setelahnya, kamu akan memantau untuk memastikan setiap anggota tim memenuhi project constraint (keterbatasan proyek).

Manajemen tugas bisa dikelola dengan berbagai tools, seperti ProofHub atau Asana.

Dengan manajemen tugas yang efektif, kamu bisa memberdayakan tim kamu untuk bekerja lebih produktif, efisien, dan efektif.

#7 Manajemen Anggaran

Salah satu tanggung jawab penting yang harus dikerjakan project manager adalah membuat anggaran yang sesuai dan mengendalikannya selama pelaksanaan proyek.

Untuk hal ini, kamu membutuhkan pengetahuan dan pengalaman agar dapat secara efektif mengidentifikasi bagian mana saja yang akan membutuhkan banyak biaya. Tanggung jawab selanjutnya adalah mencari langkah-langkah untuk mengendalikan biaya tersebut.

Sebagai contoh, saat menyusun anggaran, kamu harus bisa memutuskan apa saja yang boleh dan tidak boleh dibelanjakan.

#8 Manajemen Risiko

Risiko tidak dapat dihindari selama proyek berlangsung. Itulah sebabnya seorang project manager harus memiliki pengalaman dan skill untuk menganalisis masalah yang timbul selama proyek berlangsung dan menerapkan strategi mitigasi risiko.

Sebelum membuat proyek, kamu perlu membuat rencana manajemen risiko guna mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko. Semakin baik kamu mengelola risiko, semakin besar pula kemungkinan proyek kamu akan berhasil.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

Soft Skill Project Manager

Jika hard skill lebih mengarah pada kemampuan teknis seseorang, maka soft skill berhubungan dengan kemampuan, kepribadian, dan karakter seseorang dalam bersosialisasi dengan lingkungan kerja.

Berikut adalah soft skill yang diperlukan untuk menjadi project manager.

#1 Skill Komunikasi

Skill komunikasi yang kuat adalah salah satu modal utama yang wajib dimiliki project manager. Nantinya, kamu harus bisa menyampaikan pesan kepada klien dan anggota tim dengan bahasa yang baik dan mudah dipahami.

Skill komunikasi akan berguna saat project manager secara efektif menyampaikan visi, tujuan, ide, dan masalah yang dihadapi dalam proyek. Tak hanya itu, kamu juga memerlukan skill komunikasi untuk presentasi dan laporan kepada stakeholder hingga eksekutif.

#2 Skill Leadership

Dengan skill kepemimpinan atau leadership, project manager dapat dengan maksimal memimpin, mengawasi, dan mengoordinasikan tugas, sekaligus memberikan motivasi untuk tim. Skill ini juga berguna untuk mendorong tim dan menentukan road map untuk menyukseskan proyek.

Sebagai contoh, sebagai project manager, kamu harus tegas dalam mengawasi proyek yang sedang berlangsung. Jika kamu menemukan kesalahan, kamu perlu segera mengoordinasikan hal itu pada anggota tim terkait.

#3 Skill Organisasi

Skill organisasi mengacu pada kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mengelola waktu dan tugas dengan cara paling efisien. Sesuai namanya, skill organisasi nantinya akan membantu kamu agar bekerja secara terorganisir.

Skill ini juga diperlukan supaya kamu bisa memastikan proses dalam proyek berjalan lancar dan sejalan dengan tujuan bersama.

#4 Skill Negosiasi

Sebagai project manager, kamu harus bisa menegosiasikan persyaratan yang diajukan oleh pemasok, klien, dan stakeholder lainnya yang berkaitan. Kamu juga perlu menggunakan keterampilan negosiasi saat bekerja dengan tim agar memastikan semua orang sejalan dengan tujuan strategis.

Misalnya, saat pengembangan proyek, terdapat 2 orang dalam tim yang berbeda pendapat hingga berkonflik. Sebagai project manager, kamu harus bisa menjadi penengah antara keduanya dan menegosiasikan jalan keluar terbaik.

#5 Problem-Solving

Seorang project manager sudah seharusnya memiliki kemampuan problem-solving yang kuat. Nantinya, kamu akan ditugaskan untuk mengumpulkan informasi, menimbang pro dan kontra tentang berbagai hal yang berkaitan dengan proyek, hingga kemudian merumuskan solusi terbaik.

Skill pemecahan masalah yang mumpuni memungkinkan project manager untuk memiliki pendekatan terstruktur saat harus memecahkan masalah agar mencapai hasil yang diinginkan.

#6 Skill dalam Memotivasi Tim

Agar tim memiliki semangat atau motivasi tinggi dalam tenggat waktu yang semakin dekat, seorang project manager harus memiliki skill motivasi.

Skill motivasi termasuk menguatkan, memberi semangat positif, memberi pujian, atau bisa juga melakukan beberapa kegiatan yang meningkatkan motivasi tim. Kamu perlu menumbuhkan lingkungan kerja yang positif, menyenangkan, dan kolaboratif.

Misalnya, saat melaksanakan rapat tim seminggu sekali, kamu mengadakan sesi khusus untuk mengapresiasi orang-orang yang bekerja dengan baik di minggu itu.

#7 Skill Interpersonal

Dalam sebuah tim, terdapat berbagai orang dengan kepribadian berbeda. Ada banyak tipe anggota tim yang berbeda dan mereka harus bersama-sama mencapai visi proyek.

Skill interpersonal mencakup kemampuan dalam manajemen hubungan dan keterampilan kolaborasi.

Manajemen hubungan memungkinkan project manager untuk mengembangkan dan memelihara hubungan baik dengan anggota tim, stakeholder, dan vendor. Sementara kemampuan kolaborasi mengarah pada skill untuk bekerja sama dalam tim sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan produktif.

Contoh Skill Project Manager yang Diperlukan di Beberapa Perusahaan

Setiap perusahaan biasanya memiliki kualifikasi skill berbeda untuk posisi project manager. Berikut adalah contoh skill project manager yang dibutuhkan dua perusahaan besar.

Skill yang Diperlukan Project Manager di Lazada

Sebagai salah satu perusahaan e-commerce besar di Indonesia, Lazada membutuhkan seorang project manager yang memiliki skill sebagai berikut:

• Skill manajemen hubungan dan pengalaman dalam berkomunikasi dengan stakeholder, baik internal maupun eksternal.
• Kemampuan problem-solving yang sangat baik, pengalaman dalam mengelola tugas atau proyek yang kompleks di lingkungan kerja sebelumnya.
• Kemahiran dalam tools project management, seperti Microsoft Excel dan Microsoft Powerpoint.
• Skill interpersonal yang kuat dengan presentasi yang sangat baik.
• Keterampilan analitis.
• Keterampilan komunikasi organisasi dan bahasa Inggris yang kuat.

Skill yang Diperlukan Project Manager di Sea

Sea, salah satu perusahaan decacorn di Indonesia, memberikan kualifikasi posisi project manager setidaknya harus memiliki skill berikut:

• Kemampuan manajemen stakeholder yang kuat dan pola pikir strategis untuk memberi saran dan mengelola mitra internal sekaligus eksternal.
• Kemampuan koordinasi yang kuat.
• Memiliki kemampuan dalam manajemen waktu.
• Kemampuan analitis dan problem-solving yang kuat.
• Keterampilan pelaporan dan dokumentasi yang baik untuk memastikan arus informasi yang tepat waktu, jelas, dan ringkas di antara semua pemangku kepentingan.
• Kemampuan adaptasi di lingkungan dengan perubahan serba cepat.

Cara Meningkatkan Skill Project Manager

Berbagai skill di atas mungkin terasa sangat banyak.

Meski demikian, sebagai pemula, kamu tidak harus langsung menguasai semua skill dalam waktu bersamaan.

Perlu diingat bahwa untuk mengembangkan berbagai skill di atas membutuhkan latihan secara berkelanjutan. Tantang dirimu untuk fokus pada satu hingga dua keterampilan baru dalam setiap proyek yang sedang dikerjakan. Misalnya, kamu mencoba bentuk visual baru dari project management berupa Kanban.

Cara lain untuk meningkatkan skill project management yaitu dengan mengikuti sertifikasi project manager. Sertifikasi umumnya akan membekali kamu dengan skill yang diperlukan sebagai project manager. Kamu juga bisa memilih untuk mengikuti kursus yang khusus mengajarkan tentang tools project management untuk mengasah kemampuan teknis kamu.

Contoh sertifikasi project manager yang dapat kamu ikuti yaitu Project Management Professional (PMP)  yang diadakan oleh Project Management Institute.

Penutup

Menjadi project manager adalah sebuah pekerjaan yang kompleks. Kamu perlu merencanakan dan mengendalikan banyak bidang proyek. Untuk itu, kamu membutuhkan hard skill dan soft skill sebagai project manager.

Hard skill merupakan kemampuan yang bisa kamu pelajari dengan berlatih dan diasah secara terus-menerus. Cakupannya mulai dari pengetahuan tentang metodologi project management, kemampuan teknis, project planning, hingga manajemen tim, waktu, anggaran, tugas, dan risiko.

Sementara soft skill adalah kemampuan yang mencakup kecerdasan emosional dan sosial. Sebagai project manager, soft skill yang kamu perlukan antara lain komunikasi, leadership, organisasi, negosiasi, problem-solving, motivasi, dan interpersonal.