Apa itu Project Manager?

Project Manager merupakan orang yang memiliki andil besar dalam pelaksanaan proyek perusahaan.

Role ini sangat dibutuhkan hampir di setiap industri. Project Manager bertanggung jawab dalam setiap tahapan dan memastikan proyek yang dikerjakan berjalan lancar.

Jika kamu tertarik mempertimbangkan Project Manager sebagai fokus karirmu ke depan, mari kita lihat lebih dekat bagaimana sebenarnya peran Project Manager, fungsi, hingga berbagai jenisnya.

Apa itu Project Manager?

Project Manager adalah seorang profesional yang menjalankan proses manajemen sebuah proyek. Ia bertugas mengatur, merencanakan, dan melaksanakan proyek sesuai batasan yang sudah ditentukan, seperti anggaran dan waktu.

Seorang Project Manager bertanggung jawab untuk memimpin tim, menentukan tujuan, berkomunikasi dengan stakeholder, dan memantau proyek hingga selesai. Kamu juga akan bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan proyek.

Fungsi Project Manager

Secara umum, berikut adalah fungsi Project Manager dalam sebuah proyek perusahaan:

Meningkatkan Kualitas Kerja

Saat setiap orang dalam tim fokus dengan bidang yang ditekuni, kualitas pekerjaan tentu akan meningkat. Hal ini dikarenakan setiap orang memiliki cukup waktu untuk fokus pada apa yang mereka butuhkan dalam melakukan pekerjaan itu.

Project Manager akan selalu memperhatikan kualitas pekerjaan yang ada, rutin melakukan tinjauan internal, dan memastikan setiap pekerjaan selesai dengan baik sebelum dilaporkan kepada stakeholder.

Menyelesaikan Tugas Tepat Waktu

Project Management berhubungan erat dengan manajemen waktu. Fungsi project Manager adalah mengelola sebaik mungkin waktu yang sudah ditentukan supaya mencapai produktivitas kerja serta mendorong penyelesaian proyek yang lebih efektif dan efisien.

Sebagai contoh, Project Manager harus bisa menentukan berapa lama seorang desainer harus menyelesaikan tugasnya dalam membuat kemasan produk.

Melakukan Manajemen Anggaran

Project Manager akan bertugas membuat laporan anggaran. Laporan keuangan yang dibuat secara rutin dapat meningkatkan transparansi dan menghasilkan akuntabilitas. Kamu juga berfungsi menekan atau meminimalkan jumlah alokasi anggaran dengan tetap memperhatikan kualitas proyek. 

Misalnya, kamu bisa mengurangi anggaran bahan baku dengan cara mencari vendor yang kualitasnya baik namun harganya lebih murah dibanding vendor lain.

Menjadikan Tim Lebih Efisien

Project Manager adalah orang yang berdedikasi penuh untuk memastikan pekerjaan selesai tepat waktu. Dengan demikian, memiliki seorang Project Manager membuat sebuah tim bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Setiap orang memiliki tugas yang jelas dan tidak tumpang tindih satu dengan lainnya.

Komunikasi yang terjadi dalam sebuah tim bahkan organisasi juga menjadi semakin ramping, sebab semua pertanyaan yang diajukan perusahaan bisa ditanyakan melalui Project Manager.

Keseharian Project Manager

Saat menjadi seorang Project Manager, kamu akan dekat dengan berbagai hal di bawah ini:

#1 Membangun Hubungan Baik dengan Klien

Client management adalah aspek penting dari peran sebagai Project Manager. Seringkali, Project Manager akan berhadapan dengan berbagai klien dari latar belakang berbeda. Kamu harus mampu meyakinkan klien bahwa apa yang akan kamu kerjakan bisa membawa hasil terbaik sesuai ide yang sudah direncanakan perusahaan.

Kamu juga harus menjadi negosiator yang baik dan berkepribadian kuat guna melakukan pekerjaan yang sulit setiap kali dibutuhkan.

#2 Mengelola Beragam Peran

Jika diperhatikan, sebenarnya Project Manager memiliki peran yang beragam. Terkadang, kamu harus mengadakan pertemuan dengan stakeholder, berkoordinasi dengan tim fungsional agar menghasilkan output sesuai rencana, juga mengelola anggaran proyek.

Oleh sebab itu, kamu perlu menyusun rencana agar setiap peran yang dijalani bisa menjangkau tugas dan tanggung jawabmu sebagai Project Manager.

#3 Deliverables dan Ketepatan Waktu

Dalam sebuah proyek, Project Manager akan terlibat sejak tahap inisiasi. Hal ini diperlukan agar Project Manager bisa membangun kerangka kerja dan tim yang kuat.

Di samping itu, Project Manager juga berpegangan pada waktu atau timeline. Sehingga nantinya proyek dapat sesuai tepat dengan waktu yang telah ditentukan dan tidak menghabiskan lebih banyak anggaran.

#4 Mengelola Risiko Bisnis

Risiko adalah salah satu bagian tak terpisahkan dari Project Manager. Sebagai Project Manager, kamu diharuskan mengelola segala risiko bisnis dengan cara melihat berbagai kemungkinan risiko yang akan terjadi berdasarkan data historis yang ada.

Data historis membantu menganalisis, mengevaluasi, dan mengidentifikasi potensi risiko sekaligus menemukan cara untuk menguranginya.

Sebagai contoh, kamu harus memikirkan kemungkinan keterlambatan proyek dari jadwal yang sudah ditentukan dan sudah menyiapkan rencana cadangan untuk mengatasi hal tersebut.

#5 Menjembatani Kesenjangan antara Klien dan Stakeholder

Dalam sebuah proyek, akan ada banyak stakeholder yang terlibat. Tugas Project Manager adalah memastikan bahwa setiap rencana yang berkaitan dengan proyek harus sesuai dengan tujuan perusahaan.

Misalnya, sebagai Project Manager, kamu harus terus melakukan update proses yang sedang berjalan pada stakeholder dan menyampaikan permasalahan apa saja yang terjadi di lapangan. Hal ini bertujuan agar tidak terjadi miskomunikasi dengan berbagai stakeholder.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

Jenis-Jenis Project Manager

Setiap Project Manager memiliki kepribadian dan gaya kepemimpinan berbeda. Biasanya, jenis ini juga didasarkan pada seberapa besar proyek yang dikelola. 

Harvard Business Review membagi Project Manager menjadi empat jenis berbeda, antara lain:

#1 Executor

Sama seperti namanya, Jenis Project Manager executor umumnya tetap akan sejalan dengan strategi pertumbuhan perusahaan. Ia memilih untuk mencari peluang pertumbuhan yang sebelumnya pernah digunakan dan berhasil dijalankan dalam proyek.

Project Manager tipe ini bisa dikatakan menghindari berbagai risiko dan ide-ide ekstrim yang menantang. Meski demikian, itu adalah keputusan paling aman dan paling pasti untuk keberhasilan proyek perusahaan.

#2 Gambler

Gambler adalah tipe Project Manager yang bekerja sesuai aturan, namun tidak memiliki data yang cukup untuk memprediksi keberhasilan sebuah proyek. Dengan kata lain, ia akan menjalankan proyek dalam ketidakpastian dan jika gagal, kerugian yang ditanggung sangatlah signifikan.

Ia akan mengambil risiko besar dalam keputusan yang diambil. Tipe ini biasanya selalu meyakinkan perusahaan untuk berani mengambil risiko besar demi mendapatkan pencapaian baru yang lebih besar pula.

Meskipun berisiko, Project Manager tipe ini sangat dibutuhkan perusahaan untuk melihat peluang dari setiap sektor yang dianggap lemah, kemudian ia mampu mengubahnya menjadi sektor baru yang menguntungkan.

#3 Prophet

Project Manager prophet biasanya akan secara aktif mengejar setiap peluang bisnis yang sebenarnya berada di luar batas strategis dan bahkan sulit mendapatkan data kemungkinan keberhasilan yang akurat.

Tipe ini menyukai tantangan dan berusaha mengejar peluang kemungkinan dari perusahaan yang mungkin tidak disadari atau terlewatkan.

Prophet memiliki visi besar untuk menumbuhkan perusahaan dengan perspektif berbeda walaupun mungkin ia tidak selalu memiliki bukti fisik yang kuat untuk mendukung terobosan yang direncanakan.

Oleh karena itu, jenis ini biasanya merupakan pribadi yang memiliki jiwa persuasif kuat guna meyakinkan klien dan agar klien dapat melihat peluang yang sama dengan terobosan yang ia rencanakan.

#4 Expert

Berbeda dengan jenis prophet, Project Manager expert bukanlah pengambil risiko tanpa bukti kuat. 

Tipe ini akan mengembangkan peluang perusahaan dengan mengejar ide atau gagasan yang berada di luar batas strategis perusahaan, namun tetap memiliki bukti kuat dan alasan kemungkinan peluang itu akan berhasil.

Expert biasanya akan didukung oleh banyak pihak yang percaya pada kemampuannya. Hal yang menjadi tantangan utama seorang Expert adalah membuat para eksekutif dan tim lain dapat bergerak ke luar zona nyaman agar perusahaan bisa mengejar peluang yang lebih besar.

Jenis Project Manager berdasarkan Industri

Meski dasar-dasar atau tanggung jawab Project Manager sebagian besar adalah sama, namun Peran Project Manager tersebar di banyak industri berbeda. Berikut adalah industri yang sering memerlukan Project Manager untuk memenuhi tujuannya:

Konstruksi

Seorang Project Manager konstruksi mengatur tim dan sumber daya guna mengawasi proses struktur bangunan, misalnya bangunan rumah, jalan raya, gedung perkantoran, taman, dan lainnya.

Project Manager di industri ini umumnya bekerja sama dengan arsitek dan engineer.

Teknologi Informasi

Project Manager di bidang IT (Information Technology) akan bekerja secara tim untuk memecahkan permasalahan terkait teknologi informasi di suatu perusahaan. Beberapa hal yang akan dikerjakan contohnya menginstall software baru, memperbaharui jaringan, dan sebagainya.

Marketing

Seorang Project Manager dalam marketing bisa saja bekerja di perusahaan teknologi, periklanan, atau sejumlah perusahaan lain yang tujuannya adalah untuk memasarkan barang atau jasa. Proyek yang dilakukan contohnya melakukan campaign marketing, peluncuran produk baru, dan sebagainya.

Perawatan kesehatan

Project Manager di bidang perawatan kesehatan melakukan tugasnya untuk memimpin proyek di rumah sakit dan fasilitas kesehatan lainnya. Kamu berperan mengawasi proyek perawatan kesehatan dari awal hingga akhir, memantau, sekaligus melaporkan kemajuan pada stakeholder selama proses berlangsung.

Tak hanya itu, biasanya kamu juga ditugaskan untuk mempekerjakan dokter spesialis, tenaga medis baru, hingga meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan.

Pengembangan software

Project Manager satu ini bertanggung jawab untuk mengembangkan software baru dan melakukan update software. Kamu akan menggabungkan pengalaman teknis dan manajerial yang bertujuan untuk menghasilkan software berkualitas tinggi bagi perusahaan.

Energi

Di bidang energi, Project Manager akan mengembangkan infrastruktur energi baru atau meningkatkan yang sudah ada sebelumnya. Contoh pekerjaan Project Manager bidang energi misalnya mengadakan gerakan hemat energi pada perusahaan.