Apa itu Scope Creep?
Scope creep adalah keadaan saat lingkup proyek meluas dan tidak terkendali di luar batasan yang ditentukan semula.
Scope creep terjadi ketika terdapat perubahan selama proyek tanpa evaluasi dan perhitungan yang tepat sehingga berdampak pada keberhasilan proyek secara keseluruhan.
Dampak Scope Creep bagi Project
Berikut ini adalah dampak scope creep untuk suatu project menurut epicflow.com:
Deadline yang terlewat
Scope creep meningkatkan beban kerja sehingga menyebabkan keterlambatan dalam menyelesaikannya dan berpotensi memengaruhi performa proyek.
Pembengkakan anggaran
Karena scope creep, beban kerja akan lebih banyak tanpa penyesuaian dengan anggaran yang ada. Hal ini dapat membuat kurangnya dana karena tambahan sumber daya, bahan, dan waktu diperlukan untuk mengakomodasi scope kerja yang diperluas. Proyek ini akhirnya menjadi lebih mahal dari yang direncanakan semula.
Kualitas yang buruk
Ketika ruang lingkup proyek diperluas, tetapi waktu dan sumber daya yang dialokasikan tetap sama, kualitas hasil akhir dapat menurun. Tim bisa jadi terburu-buru atau mengorbankan kualitas pekerjaan mereka untuk memenuhi permintaan sehingga hasilnya tidak sesuai harapan atau di bawah standar.
Turunnya kredibilitas project manager
Scope creep dapat membuat project manager kesulitan karena dia harus melakukan evaluasi deadline yang terlewat, masalah anggaran, dan stakeholder yang tidak puas. Jika scope creep tidak ditangani dengan segera dan efektif, project manager dapat kehilangan kendali atas proyek tersebut dan menodai kredibilitasnya.
Pelanggan dan stakeholder yang kecewa
Karena scope creep menyebabkan penundaan, pembengkakan anggaran, dan penurunan kualitas, pelanggan dan stakeholder lain kemungkinan akan tidak puas dan kehilangan kepercayaan pada perusahaan dan proyek tersebut. Masalah ini berpotensi memengaruhi proyek dan kemitraan di masa depan.
Faktor-faktor Penyebab Scope Creep
Melansir dari indeed.com, faktor-faktor penyebab scope creep di antaranya adalah:
- Durasi proyek yang diperpanjang: Proyek yang panjang menyebabkan penambahan komponen di luar lingkup kerja awal sehingga meningkatkan risiko scope creep.
- Ruang lingkup proyek yang ambigu: Parameter yang tidak jelas membuat proyek rentan terhadap scope creep.
- Manajemen yang tidak memadai: Tanpa manajemen proyek yang efektif, tujuan dan fokus proyek dapat menyimpang atau berubah secara tidak terduga.
- Tujuan yang berbeda atau tidak realistis: Stakeholder yang tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek atau memiliki tujuan yang bertentangan dapat menyebabkan scope creep.
- Kesenjangan komunikasi: Komunikasi yang buruk dan kurangnya update dapat menyebabkan penyimpangan dari tujuan awal proyek.
Contoh Scope Creep
Misalnya, terdapat project software development untuk membuat mobile app untuk layanan ride sharing. Pada awalnya, cakupan proyek tersebut meliputi fitur-fitur dasar seperti pendaftaran penumpang, pemesanan perjalanan, dan pemrosesan pembayaran.
Namun, seiring kemajuan proyek tersebut, para stakeholder meminta fitur tambahan seperti messaging dalam aplikasi, pelacakan driver secara real time, dan integrasi dengan platform media sosial. Fitur baru ini awalnya tidak direncanakan atau diperhitungkan dalam lingkup proyek.
Akibatnya, scope creep terjadi sehingga cakupan proyek melampaui batasan awalnya. Tim developer sekarang perlu mengalokasikan waktu dan sumber daya tambahan untuk menggabungkan fitur-fitur baru ini. Akibatnya, jadwal proyek terlambat dan anggaran membengkak.
Dalam kasus ini, scope creep memiliki konsekuensi seperti waktu selesai proyek yang tertunda, peningkatan biaya, kualitas yang menurun, dan potensi ketidakpuasan stakeholders. Karena itu, seorang project manager perlu mengelola cakupan proyek secara efektif dan memiliki batasan yang jelas untuk menghindari scope creep.
FAQ (Frequently Asked Question)
Bagaimana cara mengatasi scope creep?
Mengutip dari projectmanager.com, beberapa cara mengatasi scope creep meliputi:
Buat dokumen tertulis untuk cakupan proyek
Seorang project manager perlu menentukan dengan jelas ruang lingkup proyek dengan membuat dokumen tertulis untuk semua cakupan kerjanya. Salah satu caranya adalah dengan melibatkan stakeholder dan pengguna pada tahap perumusan scope supaya kebutuhan dan harapan mereka dapat terpenuhi.
Dengan adanya dokumen tertulis, batasan proyek jadi lebih jelas dan terarah.
Atur proses perubahan
Tetapkan cara untuk mengelola dan mengevaluasi permintaan atas perubahan ruang lingkup. Setiap usulan modifikasi ruang lingkup proyek harus dibuat dokumen formalnya, ditinjau, dan disetujui atau ditolak berdasarkan dampak terhadap tujuan proyek, sumber daya, dan kendalanya.
Proses ini dapat memastikan bahwa perubahan ruang lingkup dievaluasi dan dikendalikan dengan hati-hati.
Verifikasi ruang lingkup proyek dengan stakeholder
Libatkan stakeholder proyek untuk memvalidasi dan memverifikasi cakupan proyek, misalnya dengan mencari masukan mereka selama proyek berjalan. Dengan mengajak stakeholder dalam verifikasi ruang lingkup, ketidaksesuaian atau kesalahpahaman terkait proyek dapat diidentifikasi dan ditangani sejak dini.
Libatkan anggota tim project
Libatkan anggota tim proyek dalam proses manajemen scope. Komunikasikan dengan jelas tujuan proyek dan kendala kepada tim. Dorong anggota tim untuk memberikan masukan tentang kelayakan dan dampak dari perubahan yang diusulkan.
Dengan melibatkan wawasan dan pengalaman tim, potensi scope creep dapat diidentifikasi dan alternatif yang lebih baik untuk mengatasinya dapat diberikan.
