Apa itu Stakeholder Management?

Salah satu tanggung jawab Product Manager adalah menjalin komunikasi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pembuatan produk atau sering disebut stakeholder.

Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah individu atau kelompok yang dapat mempengaruhi keberhasilan dalam pelaksanaan produk, misalnya tim engineering, tim bisnis, atau tim designer.

Mereka memiliki kepentingan dan akan mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan produk tersebut.

Mengelola hubungan dengan stakeholder secara efektif dan efisien akan menjadi tantangan tersendiri, sebab kamu harus menjalin komunikasi yang baik dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses product management.

Dalam artikel ini, kamu akan memahami berbagai hal tentang stakeholder management hingga tips yang bisa diterapkan.

Apa itu Stakeholder Management?

Stakeholder management adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, serta melibatkan para pemangku kepentingan selama proses pengembangan produk perusahaan.

Sebagai seorang Product Manager, kamu harus secara akurat mengidentifikasi siapa saja stakeholder yang akan terlibat dalam produk kamu untuk kemudian memupuk dan membina hubungan baik dengan mereka.

Product Manager juga perlu memahami kepentingan yang dibawa oleh masing-masing stakeholder. Untuk melakukannya, dibutuhkan keterlibatan dan upaya strategis secara berkelanjutan.

Mengapa Stakeholder Management Penting?

Adanya stakeholder management memberikan banyak manfaat bagi Product Manager, antara lain: 

• Mengidentifikasi orang atau kelompok yang berpengaruh dalam proyek sekaligus memahami lebih dalam tentang mereka.
• Mengelola keterlibatan dan komunikasi dengan stakeholder untuk menciptakan keberhasilan produk secara keseluruhan.
• Stakeholder utama memiliki pengaruh besar atas sumber daya, anggaran, dan komponen lain yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan produk.
• Memastikan bahwa setiap stakeholder berada di tujuan yang sama dan membantu mengelola ekspektasi atau keinginan yang terlalu berlebihan.
• Membangun kepercayaan stakeholder.
• Memperkuat hubungan antara individu dengan tim.
• Meningkatkan kolaborasi dan memanfaatkan keahlian dari masing-masing stakeholder serta saling berbagi informasi penting.

Jenis-Jenis Stakeholder yang Sering Berhubungan dengan Product Manager

Dalam menjalankan peran sebagai Product Manager, biasanya kamu akan berhubungan erat dengan beberapa stakeholder, seperti:

• Engineering team
• Data team
• Business team
• Designer team
• C-level

Agar lebih mudah memahaminya, kamu bisa membedakan berdasarkan jenis stakeholder, yaitu internal dan eksternal.

Stakeholder internal

Stakeholder internal adalah stakeholder yang terlibat langsung dan menjadi bagian dalam dalam perusahaan itu sendiri, seperti tim produk, tim sponsor, tim engineering, tim marketing, dan sebagainya.

Stakeholder eksternal

Stakeholder eksternal yaitu stakeholder yang tidak terkait langsung dan tidak masuk dalam struktur organisasi, meliputi pengguna, pers atau media, pemerintah, mitra, pemasok, dan lain-lain.

Terlepas dari jenisnya, stakeholder umumnya sama-sama memiliki kesamaan peran, antara lain: 

Pengaruh – Stakeholder memiliki kekuatan yang cukup strategis dalam bisnis perusahaan, sehingga ide dan pendapat mereka mampu mempengaruhi keberlangsungan dan kemajuan strategi produk.

Koneksi – Sebagai stakeholder, mereka sama-sama akan khawatir tentang produk yang akan dihasilkan, sebab mereka ikut andil dalam produk tersebut. Misalnya, investor akan peduli dengan kinerja keuangan dan pangsa pasar agar menghasilkan keuntungan. Contoh lain yaitu pelanggan yang khawatir bagaimana produk tersebut bisa terus mendukung kebutuhan mereka.

Power – Semua stakeholder memiliki kekuatan di bidangnya masing-masing. Hal ini dikarenakan mereka memiliki sesuatu yang dibutuhkan oleh Product Manager, sebagai contoh anggaran, informasi, persetujuan, kerja sama, dan sebagainya.

Tidak tergantikan – Setiap stakeholder memiliki peran yang berbeda dan membawa nilai unik dalam pengembangan produk. Peran mereka tidak bisa digantikan oleh pihak lain. Sebagai contoh, lembaga pers yang berguna membantu promosi produk tidak bisa digantikan dengan investor yang bisa memberikan modal pada perusahaan.

Proses Mengidentifikasi Stakeholder Management

Berdasarkan Product Plan, terdapat tiga komponen utama dalam melakukan proses identifikasi stakeholder management.

#1 Identifikasi Stakeholder

Langkah pertama adalah mengidentifikasi siapa saja stakeholder dalam proyek yang kamu kerjakan. Kamu bisa memulainya dengan membuat daftar semua orang yang dapat mempengaruhi produk.

Untuk mengidentifikasi stakeholder, kamu bisa mempertimbangkan hal-hal berikut:

• Siapa yang akan terpengaruh oleh produk kamu? (baik positif maupun negatif)
• Siapa yang akan tertarik dengan produk kamu?
• Siapa yang memiliki kekuasaan atas proses pembuatan produk kamu?
• Siapa pihak yang ingin produk kamu berhasil?
• Siapa pihak yang ingin produk kamu gagal?

Contoh mind map stakeholder berikut ini dapat membantu kamu dalam membuat daftarnya.

#2 Memprioritaskan Stakeholder

Setelah mengidentifikasi berbagai stakeholder yang berpengaruh bagi pengembangan produk, saatnya kamu menentukan siapa stakeholder yang menjadi prioritas. Prioritas ini didasarkan pada minat, pengaruh, dan tingkat partisipasi stakeholder dalam proyek.

Menentukan prioritas bisa dilakukan dengan membuat Power Interest Grid.

Power Interest Grid adalah teknik yang banyak digunakan dalam analisis stakeholder. Teknik ini membantu kamu menentukan apa yang akan kamu komunikasikan pada stakeholder dan seberapa sering kamu komunikasi tersebut harus dilangsungkan.

High power - high interest (terlibat penuh)

Stakeholder yang ditempatkan di bagian ini adalah stakeholder utama. Kamu perlu menjalin komunikasi sesering mungkin dengan stakeholder ini.

High power - low interest (tetap puas)

Untuk menjalin hubungan dengan stakeholder bagian ini, kamu harus melakukan cukup upaya agar membuat mereka merasa puas, misalnya memberikan informasi saat pembuatan produk telah selesai dan akan dilakukan uji coba.

Perlu diingat bahwa di sini Product Manager tidak perlu memberikan upaya komunikasi berlebihan supaya para stakeholder tidak merasa bosan.

Low power – high interest (tetap mendapatkan informasi)

Stakeholder yang masuk pada bagian ini tetap perlu diberikan informasi memadai tentang proyek. Kamu cukup memastikan bahwa mereka tidak memiliki masalah dengan proyek tersebut dan tetap berjalan sesuai tujuan awal.

Low power - low interest (usaha minimum)

Dengan usaha minimum, Product Manager dapat memantau stakeholder dan minat mereka dalam proyek. Kamu hanya perlu memberikan stakeholder informasi memadai tanpa membebani mereka.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

#3 Memahami Stakeholder

Setelah semua stakeholder sudah ada di prioritasnya masing-masing, waktunya menentukan cara terbaik untuk berkomunikasi sesuai prioritas tersebut. Salah satu caranya yaitu dengan membuat profil masing-masing stakeholder dengan setidaknya mampu menjawab tiga pertanyaan berikut:

• Apa yang memotivasi stakeholder?
• Bagaimana proyek ini bisa selaras dengan prioritas mereka?
• Apakah mereka memiliki pandangan negatif terhadap proyek ini?

Setelah memiliki gagasan yang jelas tentang siapa sebenarnya stakeholder kamu dan apa yang mereka butuhkan, kamu bisa mulai mengembangkan strategi komunikasi yang bisa memandu proses stakeholder management.

Tips dalam Stakeholder Management

Stakeholder management yang efektif dimulai dengan bersikap profesional. Berikut adalah berbagai tips yang bisa kamu lakukan dalam stakeholder management:

Bangun Kepercayaan Stakeholder

Sebagai Product Manager, kamu harus mempengaruhi stakeholder dan mendorong mereka untuk mengikuti strategi tim. Dengan kata lain, jika stakeholder tidak mempercayai kamu, mereka tidak akan mengikuti dan mendukung semua ide atau strategi yang kamu buat.

Berikut beberapa hal yang bisa kamu lakukan untuk membangun kepercayaan stakeholder:

Empati – Berikan perhatian pada stakeholder dan cobalah untuk memahami ide, minat, kebutuhan, dan apa yang mereka inginkan.

Mendengarkan secara efektif – Berusahalah untuk mendengarkan dengan penuh perhatian kepentingan para stakeholder dan menerimanya dengan pikiran terbuka .

Berbicara dan bertindak dengan integritas – Katakan hal-hal yang kamu yakini benar dan bersedialah mengakui jika terjadi kesalahan. 

Kenali stakeholder lebih dekat – Kamu bisa mengajak mereka makan siang bersama atau hal lain yang membuat hubungan dengan stakeholder semakin baik.

Libatkan Stakeholder Sejak Awal dan Teratur

Kamu perlu melibatkan stakeholder utama dalam setiap proses product management, mulai dari penemuan ide hingga pengembangan produk. Hal ini memungkinkan kamu memperoleh manfaat dari keahlian mereka masing-masing, memastikan bahwa semua orang berada di tujuan yang sama, dan mendorong kepemilikan bersama.

Strategi produk yang dikembangkan secara kolaboratif akan membuat semua orang merasa terlibat dan memiliki tanggung jawab atas proyek tersebut.

Libatkan Stakeholder dalam Keputusan Produk Penting

Salah satu cara agar kamu mendapatkan dukungan dari semua stakeholder adalah dengan melibatkan mereka dalam membuat keputusan penting.

Saat pengambilan keputusan, ada baiknya kamu menyatukan stakeholder dan memutuskan secara kolaboratif. Pengambilan keputusan yang dilakukan secara bersama-sama dapat memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama pula. Ini juga menjadikan stakeholder lebih memahami perspektif dan kepentingan stakeholder lain.

Melibatkan stakeholder dalam pembuatan keputusan produk biasanya akan menghasilkan dukungan yang lebih kuat.

Minta Tanggung Jawab dan Bersikap Tegas pada Stakeholder

Memimpin stakeholder dengan cara kolaboratif memang penting dan merupakan hal baik. Namun, hal ini juga mengartikan kamu harus meminta pertanggungjawaban mereka agar memenuhi kesepakatan yang sebelumnya telah disepakati. Misalnya, saat tim marketing gagal membuat jaminan pemasaran untuk rilis produk, jangan abaikan dan segera atasi masalah tersebut. Bicaralah dengan tim marketing, berempati, sekaligus cari tahu apa yang sebenarnya terjadi.

Kamu juga harus bersikap tegas pada stakeholder dengan menciptakan transparansi, meminta mereka untuk selalu menghormati satu sama lain, hingga menahan diri untuk tidak menggunakan ucapan yang tidak pantas.

Pelajari lebih lanjut tentang Product Management di artikel Panduan Karir: Apa itu Product Management.