12 Metodologi Project Management, Mana yang Cocok Untukmu?

Dunia bisnis digital terkenal cepat dan adaptif. Jadi penasaran ya, bagaimana para profesional di bidang ini mengatur waktu dan kuantitas pekerjaan? Untuk menjawabnya, mari berkenalan dengan metodologi project management.

Metodologi diperlukan dalam bidang project management karena dibutuhkan sejumlah pendekatan untuk mendapatkan hasil proyek terbaik. 

Meski saat ini terdapat pilihan metodologi project management berbeda, namun mengetahui perbedaan di antara mereka dan metodologi mana yang tepat untuk digunakan bisa jadi rumit.

Metodologi project management masing-masing memiliki aturan, daftar, prinsip, dan akronim mereka sendiri yang tak ada habisnya.

Oleh sebab itu, artikel ini akan menyusun daftar metodologi project management yang membantu kamu mengetahui metode, prinsip, dan pendekatan untuk digunakan di setiap tim dan proyek. Kamu tidak perlu bingung lagi ke depannya. Yuk, kita mulai bahas selengkapnya!

Apa itu Metodologi Project Management?

Metodologi project management adalah seperangkat praktik, prinsip, dan teknik yang digunakan untuk merencanakan, melaksanakan, sekaligus mengelola proyek. Adanya metodologi ini membantu project manager dalam memimpin dan mengelola pekerjaan sambil memfasilitasi kolaborasi tim.

Pada dasarnya, ini adalah kerangka kerja yang membantu kamu mengelola proyek secara efektif dan efisien.

Dirangkum dari Teamwork, adanya metodologi project management menghadirkan banyak manfaat bagi proyek, antara lain:

• Anggota tim memiliki pedoman yang pasti untuk alur kerja mereka dan menghasilkan hasil yang konsisten di seluruh proyek.
• Tim project management sudah lebih siap untuk mengatasi kemungkinan masalah yang muncul dan dengan cepat mampu mencari solusinya.
• Lebih mudah menjelaskan pendekatan proyek kepada stakeholder dan perusahaan.
• Setiap anggota tim memiliki prioritas sama dan masing-masing individu memahami dampak dari kontribusi mereka.
• Lebih mudah dan cepat untuk beradaptasi dengan tantangan proyek baru.
• Mengurangi risiko proyek secara signifikan.
• Memahami cara menginvestasikan sumber daya secara efektif dan efisien.
• Memenuhi tenggat waktu proyek sesuai timeline dan anggaran yang sudah ditentukan.

Mengapa Terdapat Banyak Metodologi Project Management?

Ada banyak jenis proyek dalam dunia kerja profesional. Tidak ada proyek yang sifatnya sama persis, bahkan ketika proyek tersebut sudah menggunakan template proyek untuk meniru kesuksesan sebelumnya.

Setiap proyek memiliki tujuan, KPI, dan metode produksi yang berbeda. Tidak hanya itu saja, bahkan jenis tim dan jenis industri yang dijalankan juga akan berbeda. Tak heran jika akhirnya muncul berbagai model pendekatan untuk mengelola proyek dengan cara masing-masing.

Apa yang menjadi keberhasilan sebuah proyek belum tentu dapat menjadi keberhasilan juga untuk proyek lain yang serupa.

Misalnya, banyak software developer mulai menemukan bahwa metode project management tradisional justru menghambat alur kerja dan secara negatif memengaruhi kinerja mereka.

Akibatnya, tim software mulai mengembangkan jenis metodologi project management baru yang dirancang khusus untuk mengatasi masalah di proyek mereka.

Tak lama kemudian, tim dan industri lain mulai beradaptasi dengan project management baru itu agar sesuai dengan kebutuhan dan permasalahan mereka masing-masing. Secara terus-menerus, metodologi project management yang berbeda akan digunakan kembali dan disesuaikan dengan jenis industri perusahaan.

Jenis-jenis Metodologi Project Management

Dirangkum dari Teamwork, Asana, dan ProjectManager, berikut 12 metodologi project management yang perlu dipelajari seorang project manager.

#1 Metodologi Agile

Dalam sejarahnya, metodologi agile lahir dari ketidakpuasan atas metodologi project management tradisional yang berkembang dengan pendekatan linier. 

Jika project management tradisional cenderung tidak bisa beradaptasi menyesuaikan kondisi proyek, agile mulai beralih menjadi metode yang memungkinkan tim untuk merevisi proyek mereka selama proses berlangsung sesuai kebutuhan. Sementara cara tradisional cenderung menunggu hingga akhir untuk meninjau dan baru mengubah.

Agile menawarkan tim proyek cara yang sangat dinamis untuk bekerja dan berkolaborasi. Itulah sebabnya metodologi ini sangat populer untuk pengembangan produk dan software.

Prinsip utama metodologi agile adalah kolaboratif, cepat, dan terbuka untuk perubahan berbasis data.

Kapan Penggunaan Metodologi Agile?

Sebuah proyek dapat menggunakan metodologi agile jika proyek tersebut dapat berubah di tengah proses karena memiliki tingkat ketidakpastian tinggi, perlu bekerja dengan cepat, atau jika tim tidak yakin solusi yang ditawarkan di awal.

Jenis perusahaan yang cocok menerapkan metodologi agile biasanya adalah perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan software.

#2 Metodologi Kanban

Berasal dari industri manufaktur, kanban adalah metode pendekatan visual untuk project management. Secara harfiah, dalam bahasa Jepang, kanban berarti papan reklame.

Metode ini membantu mengelola alur kerja dengan menempatkan tugas anggota tim di kanban board, di mana alur kerja dan kemajuan bisa dilihat oleh setiap anggota tim.

Metodologi kanban membantu mempercepat efisiensi dan merupakan tools project management yang bagus guna melihat risiko yang mungkin muncul dengan cara menandai kolom kerja yang macet atau bermasalah. Dengan demikian, kamu tahu bahwa pekerjaan macet tersebut harus segera diperiksa.

Kanban juga membatasi tim untuk melakukan pekerjaan di luar ruang lingkup yang perlu mereka kerjakan dan memastikan bahwa setiap anggota dapat bekerja lebih produktif dengan berfokus pada tugas masing-masing.

Kapan Penggunaan Metodologi Kanban?

Meski awalnya dikembangkan untuk proyek manufaktur dan tim software, namun saat ini metode kanban sudah berkembang pesat dan bisa digunakan untuk pengelolaan sumber daya manusia, marketing, strategi organisasi, proses eksekutif, hingga utang-piutang.

Metodologi ini bagus digunakan baik untuk tim kecil maupun besar, khususnya tim yang menggunakan sistem kerja remote.

#3 Metodologi Waterfall

Waterfall adalah salah satu pendekatan tradisional dalam project management. Dalam metodologi ini terdapat tugas dan fase penyelesaian secara linier serta berurutan. Artinya, setiap pekerjaan saling ketergantungan. Satu tugas harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum memulai atau berpindah ke tugas berikutnya.

Dengan begitu, metode ini memastikan bahwa pekerjaan tetap pada jalurnya sekaligus mendorong komunikasi yang jelas selama proyek berlangsung.

Tahapan project management dalam metodologi waterfall umumnya mengikuti urutan berikut:

• Persyaratan
• Analisis
• Rancangan
• Konstruksi
• Pengujian
• Penerapan dan pemeliharaan

Kemajuan antara satu tahap ke tahap lainnya mengalir ke bawah, itulah sebabnya dinamakan waterfall atau air terjun.

Kapan Penggunaan Metodologi Waterfall?

Dikarenakan metodologi ini sangat terstruktur dan terperinci, maka akan sangat bagus dikerjakan untuk proyek besar dengan tujuan yang jelas dan tidak memungkinkan untuk mengubah arah apa pun di tengah jalan.

Contoh proyek yang bisa menggunakan waterfall adalah proyek manufaktur dan konstruksi.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

#4 Metodologi Scrum

Metodologi ini sangat ideal bagi tim kecil dengan anggota tidak lebih dari 10 orang. Dengan scrum, pekerjaan dibagi menjadi beberapa siklus yang dikenal dengan “sprint” dan biasanya berlangsung sekitar 1 hingga 2 minggu. 

Scrum termasuk metode yang unik, sebab di dalamnya dipimpin oleh seorang master scrum. Nantinya, orang ini akan bertugas memimpin rapat harian scrum, demo, dan sprint.

Kapan Penggunaan Metodologi Scrum?

Meski sering digunakan dalam pengembangan software, namun metodologi ini sebenarnya berlaku di semua industri bisnis, termasuk ritel logistik, perencanaan event, atau proyek apa pun yang memerlukan fleksibilitas. Sederhananya, metodologi ini tepat digunakan jika sebuah proyek selalu berusaha untuk melakukan perbaikan berkelanjutan.

#5 Metodologi Lean

Lean merupakan metodologi project management yang berasal dari perusahaan manufaktur, yaitu sistem produksi Toyota.

Sesuai artinya, lean adalah metodologi “ramping” yang berusaha meminimalisir pemborosan dari proses-proses utama proyek. Hal ini dilakukan dengan mengoptimalkan teknologi, aset, dan vertikal yang terpisah.

Dalam metodologi lean, ada 3 hal yang harus dihindari:

• Muda (pemborosan): Proyek yang menghabiskan banyak sumber daya tetapi tidak menambah nilai.
• Mura (ketidakmerataan): Proyek yang kelebihan produksi, menghabiskan terlalu banyak inventaris, dan prosesnya tidak efisien. 
• Muri (membebani tim): Proyek yang memiliki banyak tekanan kepada sumber daya, termasuk anggota tim dan peralatan-peralatan yang digunakan, sehingga menyebabkan kerusakan.

Dengan menggunakan pendekatan lean, project manager dapat mengurangi 3M di atas agar alur kerja lebih efisien.

Kapan Penggunaan Metodologi Lean?

Mengingat lean adalah tentang mengurangi pemborosan, maka metodologi ini paling cocok digunakan untuk tim proyek yang sedang berhadapan dengan masalah efisiensi. Meski sebenarnya metodologi lean berdampak signifikan pada organisasi yang cenderung besar, metodologi ini tetap bisa membantu tim proyek di semua ukuran (besar, sedang, atau kecil).

#6 Critical Path Method (CPM)

Dalam Critical Path Method atau CPM, kamu akan membangun model proyek, termasuk semua aktivitas yang tercantum dalam struktur rincian kerja, lamanya durasi tugas, sekaligus cara mengatasi jika terdapat dependensi tugas.

Dengan identifikasi yang jelas, kamu menguraikan tugas yang memiliki uraian terpanjang untuk diselesaikan, inilah yang disebut critical path. 

Seorang project manager harus terus mengawasi tugas tersebut, sebab jika satunya tertunda, seluruh proyek juga akan tertunda.

Kapan Penggunaan Metodologi CPM?

CPM akan lebih baik jika digunakan untuk proyek ukuran kecil hingga menengah. Semakin besar proyek, semakin sulit mengambil semua data yang kamu butuhkan untuk membuat diagram dan memahaminya, terlebih jika kamu tidak menggunakan software project management.

#7 Extreme Programming (XP)

Extreme programming digunakan untuk proyek yang bergerak cepat dalam tenggat waktu singkat. Metodologi ini bekerja dengan cara membuat siklus pengembangan yang singkat dan beberapa rilis guna meningkatkan produktivitas.

Hal ini membuat waktu penyelesaian lebih cepat dan produktivitas meningkat.

Metodologi extreme programming memiliki 5 nilai inti yang harus diterapkan, yaitu kesederhanaan, komunikasi, feedback, respect, dan keberanian. 

Kapan Penggunaan Metodologi Extreme Programming (XP)?

Utamanya, metodologi ini sering digunakan oleh tim kecil hingga menengah.

Dikarenakan XP adalah metode yang serba cepat, project manager harus sebisa mungkin mencegah tim merasa kewalahan. 

Apabila persyaratan proyek sering berubah menyesuaikan keinginan customer dan stakeholder, maka metodologi XP ini cocok digunakan.

#8 Metodologi Scrumban

Seperti namanya, scrumban adalah metodologi yang merupakan gabungan dari scrum dan kanban. Tentunya, metodologi ini menggabungkan hal-hal terbaik dari masing-masing pendekatan.

Scrumban menggunakan siklus sprint sama seperti scrum, namun memungkinkan tugas masing-masing individu divisualisasikan layaknya Kanban.

Metode ini memungkinkan pekerjaan penting diprioritaskan terlebih dahulu dan membuat rencana proyek tetap dalam bentuk sederhana. Scrumban juga menggunakan rapat scrum untuk meningkatkan kolaborasi dan memastikan tim tetap berada di tujuan proyek.

Kapan Penggunaan Metodologi Scrumban?

Metodologi ini cocok digunakan oleh project manager yang berkeinginan memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sekaligus membuatnya tetap terlihat sederhana secara visual. Sederhananya, cara ini membuat alur kerja lebih jelas namun tetap sederhana.

#9 Six Sigma

Diperkenalkan oleh para engineer Motorola pada pertengahan tahun 1980-an, six sigma bekerja dengan cara meningkatkan kualitas dengan mengidentifikasi apa hal yang sekiranya tidak berfungsi dalam proyek.

Metodologi ini menerapkan manajemen mutu, statistik empiris, dan mempekerjakan tim yang benar-benar ahli di bidang yang dibutuhkan.

Tujuan utama dari six sigma adalah untuk terus meningkatkan proses dan menghilangkan cacat. Hal ini dicapai melalui perbaikan terus-menerus oleh para ahli agar mempertahankan dan mengontrol proses.

Kapan Penggunaan Metodologi Six Sigma?

Six sigma adalah salah salah satu metodologi terbaik untuk organisasi besar yang memiliki ratusan karyawan bahkan lebih. Sebab, dengan ukuran perusahaan besar, six sigma efektif digunakan dalam menghilangkan pemborosan proyek di organisasi tersebut. 

#10 Metodologi PRINCE2

PRINCE2 adalah singkatan dari Projects IN Controlled Environments. Metodologi ini awalnya dibuat pemerintah Inggris untuk proyek teknologi informasi.

Ada 7 prinsip utama dalam PRINCE2, antara lain sebagai berikut.

• Memulai proyek
• Mengarahkan proyek
• Menginisiasi proyek
• Mengontrol proyek
• Mengelola product delivery
• Menutup proyek

Ketujuh prinsip ini menciptakan proses secara menyeluruh dan menciptakan metodologi proyek perusahaan yang efektif secara keseluruhan.

Kapan Penggunaan Metodologi PRINCE2?

PRINCE2 paling sesuai digunakan untuk proyek perusahaan besar yang memiliki banyak stakeholder proyek. Menggunakan metodologi ini pada proyek kecil justru membuat proses menjadi lebih lama dan lebih rumit dari yang diperlukan.

#11 Critical Chain Project Management (CCPM)

Critical Chain Project Management berkaitan erat dengan critical path methodology, namun metode ini lebih terperinci. CCPM menggunakan persyaratan waktu khusus untuk setiap tugas.

Tentunya, ini membantu proses monitoring dan controlling lebih efektif.

CCPM juga memperhatikan keseimbangan sumber daya yang bertujuan agar beban kerja yang besar dapat didistribusikan ke seluruh sumber daya yang tersedia.

Metode CCPM membuat project manager berfokus pada sumber daya yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek, seperti tim, tools, ruang kantor, dan lain-lain sekaligus menjaganya agar tetap fleksibel.

Kapan Penggunaan Metodologi CCPM?

Metodologi CCPM dapat diterapkan dalam perusahaan kecil maupun besar, khususnya untuk proyek seperti konstruksi, pengembangan software, serta penelitian dan pengembangan teknologi.

#12 PMBOK oleh PMI

Project Management Body of Knowledge atau disingkat PMBOK adalah sebuah buku panduan yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI). Buku ini menyajikan kumpulan proses, best practice, terminologi, dan pedoman industri saat mengembangkan proyek.

Sebenarnya, PMBOK bukanlah metodologi itu sendiri. Ini adalah panduan best practice dan menjadi dasar sertifikasi Project Management Professional (PMP) yang merupakan salah satu kualifikasi project management terkemuka.

Dengan demikian, PMBOK adalah seperangkat prinsip panduan standar industri yang dapat kamu gunakan untuk memastikan bahwa proyek kamu memenuhi standar tinggi PMI dan menerapkan best practice.

Kerangka kerja metodologi ini berfokus pada penerapan lima fase project management mulai dari awal hingga akhir, yaitu:

• Inisiasi proyek
• Perencanaan proyek
• Eksekusi proyek
• Kinerja proyek
• Penutupan proyek

Kapan Penggunaan Metodologi PMBOK?

Hampir semua proyek dapat memperoleh manfaat dari PMBOK, sebab baik proyek besar maupun kecil akan melalui berbagai tahapan yang diuraikan dalam panduan PMBOK ini. Panduan ini merupakan cara yang tepat agar semua orang dalam tim berada pada halaman yang sama.

Penutup

Memilih metodologi project management yang tepat dapat meningkatkan proyek kamu dan membantu tim meningkatkan efektivitas kerja. Meski demikian, memilih metodologi bisa menjadi hal rumit, tergantung pada banyaknya variabel dan permasalahan yang dihadapi proyek itu sendiri.

Sebenarnya, di luar metodologi yang sudah disebutkan, masih ada banyak metodologi project management lain. Namun, metodologi di atas adalah yang paling populer digunakan. 

Tidak masalah metode mana saja yang kamu gunakan. Hal utama yang harus diperhatikan adalah komitmen untuk melakukan pekerjaan berkualitas, yaitu pekerjaan yang memenuhi ekspektasi user dan memberikan nilai tinggi bagi organisasi/perusahaan.