Apa itu Six Sigma?

Six Sigma adalah metode dalam project management untuk membantu perusahaan mengurangi cacat (defect) produk dan meningkatkan proses bisnis.

Istilah "Six Sigma" mengacu pada ukuran statistik seberapa jauh suatu proses menyimpang dari tujuan awalnya. Sebuah proses yang beroperasi pada Six Sigma diharapkan memiliki tingkat kegagalan hanya 0,00034% yang berarti hampir tidak menghasilkan cacat.

Awalnya, Six Sigma dikembangkan oleh Motorola pada 1980-an dan sampai saat ini digunakan di banyak industri, seperti manufaktur, healthcare, keuangan, dan industri jasa untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya, serta meningkatkan keuntungan.

Filosofi utama Six Sigma adalah bahwa semua proses dapat didefinisikan, diukur, dianalisis, ditingkatkan, dan dikendalikan.

Menurut Six Sigma, semua proses membutuhkan input dan output. Input adalah tindakan yang dilakukan tim dalam perusahaan. Sementara output adalah efek dari tindakan tersebut. jika perusahaan bisa mengontrol input (atau tindakan) sebanyak mungkin, perusahaan juga dapat mengontrol output-nya. 

Fungsi Six Sigma

Lucidchart menjelaskan beberapa fungsi dari Six Sigma:

• Memudahkan dalam mengambil keputusan: metodologi Six Sigma bertumpu pada landasan statistik dan data. Tanpa pengukuran dan data yang akurat tentang proses produksi, perusahaan hanya mengandalkan firasat dan asumsi. Data membuat keputusan menjadi lebih objektif dalam menemukan gagasan terbaik. 
• Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dalam tim: Six Sigma mendorong semua orang dalam tim melihat masalah sebagai peluang dan kebenaran sebagai tujuan. Dengan begitu, anggota tim tidak akan takut untuk menyuarakan pendapatnya dan melihat tim lain sebagai rekan kerja yang memiliki visi sama.
• Meningkatkan kualitas dan kepuasan pelanggan: Six Sigma adalah tentang mengurangi cacat dan meningkatkan pengalaman pelanggan, baik itu berupa produk fisik maupun layanan. Setelah perusahaan mulai mengukur proses, tim dapat membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan pengalaman pelanggannya. 
• Mengurangi biaya: kualitas produk yang buruk dan inefisiensi menyebabkan lebih banyak biaya yang dikeluarkan. Terlebih, perusahaan juga masih perlu menambah waktu pengerjaan, potensi kehilangan loyalitas pelanggan, perubahan desain, perubahan manajerial, perubahan teknik, dan sebagainya. Six Sigma mengambil pendekatan yang lebih efektif dengan cara menunjuk tim ahli yang terstruktur, meninjau proses secara ketat, dan patuh terhadap data.
• Meningkatkan produktivitas dan manajemen waktu: dengan struktur tim yang lebih baik, perencanaan proyek, analisis data, dan strategi bisnis, seluruh proses produksi di perusahaan menjadi lebih efisien.

5 Prinsip Six Sigma

Dirangkum dari Asana, Six Sigma memiliki lima prinsip utama yang dapat digunakan saat menganalisis proses, meliputi:

#1 Berfokus pada pelanggan

Tujuan Six Sigma yaitu memastikan perusahaan bisa memberikan value kepada pelanggan semaksimal mungkin.

Artinya, perusahaan harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengidentifikasi siapa pelanggannya, apa kebutuhan mereka, dan apa yang mendorong perilaku pelanggan untuk membeli produk.

Mengidentifikasi keinginan dan kebutuhan pelanggan bisa membantu tim memahami cara mempertahankan pelanggan dan membuat mereka kembali membeli produk. Prinsip ini juga mengharuskan perusahaan memahami kualitas produk yang bisa diterima pelanggan, sehingga dapat memenuhi atau bahkan melampaui harapan mereka. 

#2 Menggunakan data untuk menemukan masalah

Prinsip selanjutnya yaitu menguraikan semua langkah dari proses produksi. Perusahaan akan mengumpulkan dan menganalisis data untuk melihat apakah ada bagian tertentu yang bisa dioptimalkan atau justru menyebabkan hambatan dalam alur kerja.

Terkadang, sulit untuk memutuskan metrik apa yang perlu dianalisis. Cara mudah untuk mengetahuinya yaitu dengan melihat ke belakang. Identifikasi tujuan yang ingin dicapai dan kerjakan kembali dari sana. Misalnya, jika tujuan perusahaan adalah mempersingkat waktu produksi, perusahaan harus menganalisis berapa lama setiap langkah dalam proses produksi.

#3 Meningkat proses secara terus-menerus

Saat melihat proses produksi, perusahaan harus mengamati hal yang ternyata tidak menambah value bagi tim maupun pelanggan. Perusahaan bisa menggunakan tool seperti value stream mapping (VMP) untuk mengidentifikasi proses apa saja yang bisa dirampingkan dan mengurangi jumlah hambatan.

Perbaikan proses dan perubahan kecil yang dilakukan secara terus-menerus dalam jangka panjang akan membawa dampak positif bagi perusahaan.

#4 Melibatkan semua orang dalam tim

Six Sigma mengharuskan setiap orang dalam tim untuk berkontribusi. Namun, tim tersebut juga harus mendapatkan pelatihan tentang proses Six Sigma untuk mengurangi risiko kebingungan di tengah proyek berlangsung.

Six Sigma juga tepat digunakan dalam tim lintas fungsi karena memberikan pandangan holistik tentang bagaimana suatu proses dapat memengaruhi semua bagian bisnis.

#5 Memastikan ekosistem yang fleksibel dan responsif

Six Sigma berusaha meningkatkan pengalaman positif bagi pelanggan. Dengan kata lain, perusahaan harus secara konsisten mencari cara untuk meningkatkan proses dan seluruh tim harus bekerja dengan fleksibel di setiap kondisi.

Prinsip ini juga berarti proses harus dengan mudah dipertukarkan dengan cara memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil. Jika ada masalah dengan satu langkah saja, hanya langkah itu yang perlu diperbaiki, bukan keseluruhan proses. 

Contoh Penerapan Six Sigma

Six Sigma digunakan oleh banyak perusahaan, pemerintahan, maupun institusi lain.

Contoh perusahaan besar yang menerapkan Six Sigma adalah Microsoft.

Microsoft merupakan salah satu produsen perangkat lunak terbesar di dunia. Microsoft menggunakan Six Sigma untuk membantu menangani error dalam sistem dan pusat datanya sekaligus secara sistematis mengurangi kegagalan infrastruktur IT.

Awalnya, Microsoft menetapkan standar untuk semua hardware dan software untuk mendeteksi jika ada defect. Setelah itu, perusahaan menganalisis akar penyebabnya, termasuk mengumpulkan data dari kegagalan server dan mempertimbangkan rekomendasi dari anggota tim produk sekaligus pelanggan.

Setiap harinya, sejumlah data besar dikumpulkan dari berbagai server. Perusahaan memprioritaskan masalah berdasarkan seberapa parah kerusakannya dalam memengaruhi bisnis dan layanan dasar perusahaan.

Dengan Six Sigma, Microsoft menyatakan telah berhasil meningkatkan ketersediaan server, produktivitas, dan kepuasan pelanggannya.

FAQ (Frequently Asked Question)

Apa saja metode Six Sigma?

Dikutip dari Simplilearn, ada dua metode utama Six Sigma, yaitu DMAIC dan DMADV. Kedua metode ini digunakan dalam pengaturan bisnis yang berbeda.

DMAIC

DMAIC adalah singkatan dari define, measure, analyse, improve, dan control. Metode ini adalah pendekatan berbasis data yang digunakan untuk meningkatkan produk atau layanan bisnis agar mendapatkan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Berikut lima fase DMAIC:

• Define: mendefinisikan masalah dan tujuan proyek.
• Measure: mengukur berbagai aspek secara detail dari keseluruhan proses.
• Analyse: menganalisis data untuk menemukan kelemahan utama dalam suatu proses.
• Improve: meningkatkan proses yang diberikan.
• Control: mengontrol bagaimana proses diimplementasikan di masa depan.

DMADV

DMADV merupakan singkatan dari define, measure, analyse, design, dan validate.

DMADV berfokus pada pengembangan proses, produk, atau layanan yang benar-benar baru. Metode ini digunakan saat proses yang ada masih belum memenuhi kebutuhan pelanggan bahkan setelah perbaikan. Oleh karenanya, pelanggan perlu mengembangkan metode baru.

Adapun lima fase DMADV yaitu:

• Define: menentukan tujuan proyek, produk, atau layanan.
• Measure: mengukur komponen penting dari proses dan kapabilitas produk.
• Analyse: menganalisis data dan mengembangkan alternatif desain untuk memilih desain terbaik.
• Design: merancang alternatif terbaik yang dipilih dan melakukan uji prototipe.
• Validate: memverifikasi efektivitas desain melalui beberapa simulasi program.