Apa itu Efisien?
Secara sederhana, efisien adalah ketika suatu pekerjaan bisa menghasilkan output maksimal dengan input atau usaha seminimal mungkin. Karena itu, efisiensi memerlukan adanya pengurangan sumber daya yang tidak perlu, termasuk waktu dan SDM.
Tindakan yang efisien perlu dilakukan terutama dalam berbisnis karena perusahaan punya sumber daya yang terbatas. Supaya hemat anggaran dan waktu, efisiensi menjadi hal penting dalam berjalannya setiap bisnis.
Pengertian Efisien Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah pengertian efisien menurut para ahli, khususnya di bidang ekonomi dan manajemen:
- Menurut Greg Mankiw, profesor ekonomi di Universitas Harvard, efisiensi adalah menggunakan ide untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia. Bila seseorang bekerja dengan efisien, dia dapat memperoleh output setinggi mungkin dengan input serendah mungkin.
- Menurut Marty Cagan, seorang konsultan manajemen produk dan penulis buku "Inspired: How to Create Tech Products Customers Love", efisien berarti membangun hal yang benar dengan cara yang benar. Supaya efisien, seseorang perlu memastikan bahwa suatu produk dapat memenuhi kebutuhan pelanggan secara tepat waktu dan hemat biaya.
- Menurut Peter Drucker, seorang konsultan manajemen terkemuka, efisien adalah melakukan sesuatu dengan cara yang benar. Dengan kata lain, bekerja dengan efisien adalah mencapai produktivitas maksimum dengan cara atau biaya yang minimum.
Perbedaan Efektif dan Efisien
Efisien dan efektif sering kali dianggap sama, dan hal ini disebabkan karena kedua prinsip tersebut saling melengkapi satu sama lain. Namun, terdapat perbedaan efektif dan efisien, di antaranya adalah:
- Tujuan: Efektif berarti melakukan hal yang benar dan selaras dengan tujuan perusahaan, sementara efisien adalah melakukan hal yang benar dengan sumber daya paling minim.
- Hasil: Tindakan yang efektif dapat dilihat dengan pencapaian tujuan atau sasaran, sementara tindakan yang efisien dapat dilihat dengan keberhasilan penyelesaian tugas dengan sumber daya yang minimal.
- Fokus: Efektif berarti memilih tujuan yang tepat, sedangkan efisien adalah mencapai tujuan tersebut dengan cara yang paling optimal.
- Prioritas: Tindakan efektif dilakukan berdasarkan kepentingan dan relevansinya dengan tujuan perusahaan, sedangkan tindakan efisien dilakukan berdasarkan potensinya untuk menghemat sumber daya.
Contoh Bekerja Secara Efisien
Sebagai contoh, suatu perusahaan software sedang mengembangkan app baru. Product manager perusahaan tersebut ingin bekerja secara efisien untuk memastikan bahwa app tersebut diluncurkan tepat waktu, sesuai anggarannya, dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
Maka, supaya efisien, product manager tersebut dapat melakukan langkah-langkah seperti:
#1 Memprioritaskan fitur app yang penting
Product manager tersebut dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan fitur aplikasi yang sesuai bagi pelanggan. Misalnya, dia dapat melakukan market research untuk menentukan fitur yang dirasa paling dibutuhkan.
#2 Berkolaborasi dengan tim lain
Product manager tersebut dapat bekerja sama dengan tim yang terkait seperti designer, developer, dan engineer supaya selaras dengan tujuan produk. Dia dapat menggunakan tools collaboration seperti Jira atau Trello supaya bisa mengatur alur kerja dan komunikasi.
#3 Mengetes produk
Minimum Viable Product (MVP) atau app dengan fitur dasar dapat diluncurkan untuk mengumpulkan feedback pengguna supaya dapat meningkatkan kualitas di versi final produk.
#4 Memantau kinerja aplikasi
Product manager tersebut dapat menggunakan tools analisis untuk memantau metrik performa app, seperti engagement rate dan konversi. Berdasarkan data penggunaan app tersebut, dia dapat kemudian melakukan optimasi fitur yang dirasa perlu.
FAQ (Frequently Asked Question)
Bagaimana cara mengukur efisiensi?
Efisiensi dapat diukur dengan menggunakan rasio perbandingan output dan input-nya.
Output merupakan hasil, produk, atau layanan yang dihasilkan. Sementara itu, input adalah sumber daya seperti waktu, uang, tenaga kerja, dan bahan yang digunakan untuk menghasilkan output tersebut.
Nilai efisiensi yang ideal berbeda-beda, tergantung pada perusahaannya. Skor 1 menunjukkan bahwa output yang dihasilkan sama dengan input-nya, dan skor di atas 1 menunjukkan bahwa output lebih besar dari input.
Umumnya, perusahaan disarankan untuk memperoleh skor di atas 1,5 supaya sebagai ukuran mencapai kesuksesan dan mendorong pertumbuhan perusahaan.
Meskipun demikian, angka ini tidak dapat dijadikan patokan mutlak karena juga terdapat berbagai perusahaan yang memiliki efisiensi 0,5-1,5, namun juga sanggup mendapatkan profit sekaligus bekerja secara efisien.
Sebagai contoh, suatu perusahaan mengembangkan software dan menghabiskan Rp 100 juta untuk sumber daya seperti gaji, lisensi software, dan hardware. Software yang telah selesai dibuat diperkirakan memiliki nilai pasar sebesar Rp500 juta.
Maka, perhitungan nilai efisiensinya adalah:
Efisiensi = Output / Input
= Rp500.000.000 / Rp100.000.000
= 5
Hasil tersebut berarti bahwa pengembangan software tersebut memiliki skor efisiensi yang baik di angka 5.
Dengan mengukur efisiensi, seorang product manager dapat mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk mengurangi biaya atau menyederhanakan proses produksi. Dengan demikian, rasio output-to-input juga dapat meningkat.
