13 Tools Project Management untuk Memudahkan Pekerjaanmu

Rasanya mustahil mengerjakan suatu proyek tanpa bantuan tools yang memadai. Karena itulah pentingnya tools project management dalam keberhasilan sebuah proyek. 

Dalam menjalankan proyek, seorang project manager membutuhkan seperangkat software yang dirancang khusus untuk mengelola proyek, alokasi sumber daya, hingga penjadwalan.

Seperangkat tools ini juga berguna untuk mengatur tugas dalam tim secara efektif.

Adanya tools project management memungkinkan project manager sekaligus tim untuk mengontrol anggaran mereka, manajemen kualitas, dan kebutuhan dokumentasi seperti file dokumen, foto, dan sebagainya.

Mengapa Kita Perlu Menggunakan Tools Project Management?

Bayangkan jika dalam sebuah proyek terdapat banyak file penting yang setiap saat harus kamu buka. Jika file itu dikirim secara manual satu per satu melalui e-mail, kamu tentu akan kesulitan mencarinya lagi jika suatu saat membutuhkan file tertentu, bukan?

Atau jika kamu menyimpannya dalam sebuah folder bersamaan dengan ratusan file lain. Pasti membutuhkan waktu untuk mencari file yang kamu butuhkan.

Lalu bayangkan jika ada software yang mampu mengumpulkan semua file yang kamu butuhkan tanpa harus mencarinya secara manual dalam folder atau e-mail. Tak hanya itu, software tersebut juga dapat menyulap semua tugas dan kebutuhan tim dalam satu aplikasi terorganisir.

Pekerjaanmu pasti menjadi lebih mudah.

Itu hanyalah salah satu fungsi penggunaan tools project management. Masih banyak manfaat yang kamu dapatkan saat menggunakan, di antaranya:

Peningkatan Manajemen Sumber Daya

Manajemen sumber daya menjadi salah satu hal penting untuk tim proyek. Sebagai project manager, kamu perlu melacak dan mengalokasikan sumber daya, seperti tenaga, jadwal, waktu, anggaran proyek, dan banyak lainnya.

Salah satu sumber daya penting yang harus terus diperhatikan adalah waktu dan jadwal. Tools project management dapat membantu kamu mengatur berbagai sumber daya tersebut untuk membuat kalender kerja, Gantt charts, penjadwalan tugas, hingga menganalisis cara agar sumber daya berjalan efektif dan efisien.

Kolaborasi Tim Lebih Baik

Saat tim proyek memiliki semua data di satu aplikasi, kini kamu dapat dengan mudah mendelegasikan tugas, menandai anggota tim di komentar, hingga berbagi dokumen dengan anggota tim. Tools project management memfasilitasi anggota tim agar bisa mengetahui rencana dan detail proyek sekecil apa pun.

Pendelegasian Tugas Lebih Efektif

Beberapa project manager sering kesulitan dalam mendelegasikan tugas yang adil kepada anggota tim. Pasalnya, project manager bisa saja luput dalam melihat anggota tim mana yang sedang mengerjakan banyak tugas dan mana yang lebih punya waktu luang.

Adanya tools project management membuat kamu lebih mudah melihat tim yang saat itu bisa mengambil alih pekerjaan tambahan. Tools ini juga menjadi pilihan yang lebih mudah bagi anggota tim untuk memeriksa tugas-tugas yang perlu dikerjakan berdasarkan prioritas.

Identifikasi dan Mitigasi Risiko

Sebuah proyek tentu tidak akan lepas dari risiko. Project manager perlu mengambil tindakan yang sesuai untuk setidaknya mengurangi kemungkinan risiko tersebut.

Mengabaikan potensi risiko dapat mengakibatkan konsekuensi serius hingga menyebabkan kegagalan proyek. Dengan demikian, penting untuk mengidentifikasi dan menganalisis potensi risiko yang mungkin timbul pada setiap tahap proyek.

Tools project management memungkinkan project manager mengidentifikasi risiko dengan bantuan beberapa fitur, misalnya kanban board. Memantau masalah secara real-time akan membuat kamu bisa mengambil tindakan di waktu yang tepat.

Standarisasi Proses

Umumnya, orang-orang yang bekerja dalam suatu organisasi memiliki cara berbeda untuk menyelesaikan tugas masing-masing. Meski bukan menjadi hal yang salah, namun akan lebih baik jika setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama.

Bagaimana caranya?

Standarisasi proses adalah kunci untuk mencapai koordinasi yang baik antar anggota tim.

Dengan alur kerja yang terstandarisasi menggunakan tools project management, pekerjaan dalam tim menjadi lebih profesional dan membuat setiap proses lebih efisien.

Tools Project Management

Inilah referensi tools project management yang bisa kamu gunakan untuk memudahkan pekerjaanmu.

#1 JIRA

JIRA adalah software yang dikembangkan oleh Atlassian. Tool ini berfungsi untuk melakukan pelacakan bug. JIRA dapat digunakan mengatur berbagai macam kebutuhan proyek, khususnya di bidang pengembangan software.

Lebih dari itu, JIRA juga memiliki sistem help desk dan permintaan cuti anggota tim. 

Fitur Utama:

• Adanya scrum board yang dapat menyatukan tim engineering agar bekerja sesuai tujuan mereka.
• Adanya kanban board untuk memvisualisasikan alur kerja.
• Fitur membuat alur kerja custom sesuai kebutuhan.
• Dapat memusatkan komunikasi tim dalam satu aplikasi.
• Melihat pelaporan real-time tentang pekerjaan tim.

Harga Paket JIRA

Uji coba: Gratis

100 pengguna: $11,50 atau sekitar Rp 170.00,- per bulan.

500  pengguna: $9,52 atau sekitar Rp 141.000,- per bulan.

1000 pengguna: $8.88 atau sekitar Rp 131.000,- per bulan..

#2 ProofHub

ProofHub merupakan sebuah tool ruang kerja terpusat untuk membuat daftar tugas, alur kerja, Gantt charts, diskusi, kalender, dan dokumen. 

Tool ini membantu project manager dalam merencanakan, mengatur, dan melacak tugas anggota tim. Ini juga memudahkan kolaborasi dalam tim maupun dengan klien eksternal saat harus menyetorkan banyak laporan, seperti laporan kerja dan sumber daya.

Fitur Utama

• Fitur untuk diskusi dan berkomunikasi secara online.
• Manajemen tugas agar dapat memberikan tugas secara rinci dan terorganisir.
• Gantt chart dan project timeline calendar untuk memastikan proyek tetap dalam perencanaan.
• Pelaporan proyek.

Harga Paket ProofHub

Essential: $45 atau sekitar Rp 670.000,- per bulan.

Ultimate Control: $89 atau sekitar Rp 1.321.000,- per bulan.

#3 Asana

Asana adalah tool project management SaaS yang fleksibel dan berfokus pada kolaborasi tim. Kamu juga bisa mengundang stakeholder atau orang di luar tim dengan tool ini.

Meski beberapa user merasa interface Asana terlalu sederhana dan sistemnya terlalu kaku, namun tool ini memiliki fitur manajemen tugas dan kolaborasi yang bagus.

Asana menggabungkan elemen project management, penyimpanan file, dan kolaborasi, serta membantu mengelola proyek di seluruh tim tanpa harus mengirimnya secara manual melalui e-mail.

Fitur utama:

• Mengelompokkan tugas ke dalam bagian atau kolom project board.
• Menjadwalkan dan memprioritaskan tugas.
• Menghasilkan laporan kemajuan secara terperinci.
• Melacak laporan bug dan sprint.
• Notifikasi untuk tim melalui kotak masuk yang dipersonalisasi.

Harga Paket Asana

Makimal 15 pengguna: Gratis.

Premium: $10.99 atau sekitar Rp 165.000,- per bulan.

Business: $24.99 atau sekitar Rp 372.000,- per bulan.

#4 Trello

Trello adalah sebuah tool visual yang dapat memberdayakan tim project management untuk mengelola semua jenis proyek, alur kerja, dan task tracking. Dengan tool ini, kamu bisa menambahkan file, checklists, atau bahkan otomatisasi. 

Trello memungkinkan project manager dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan tim, siapa yang sedang mengerjakan apa, dan pekerjaan apa saja yang sudah dalam proses.

Kamu bisa membayangkan Trello layaknya sebuah papan tulis yang diisi dengan sticky notes berisi catatan pekerjaan untuk tim proyek. Bayangkan setiap sticky notes tersebut memiliki foto, dokumen, atau lampiran lain yang dapat digunakan sebagai tempat berkomentar dan berkolaborasi dengan anggota tim.

Sekarang bayangkan kamu bisa membawa papan tulis itu ke mana pun kamu pergi menggunakan ponsel atau laptop. Itulah Trello. 

Fitur utama:

• Manajemen tugas sederhana di cardboard.
• Membuat daftar tugas sebanyak-banyaknya (tidak terbatas).
• Berbagi gambar dan file.
• Membuat daftar tugas berdasarkan tanggal atau prioritas.
• Fitur komentar.

Harga Paket Trello

Penggunaan pribadi: Gratis.

Standard: $5 atau sekitar Rp 75.000,- per bulan.

Premium: $10 atau sekitar Rp 150.000,- per bulan.

Enterprise: $17.50 atau sekitar Rp 260.000,- per bulan.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

#5 Microsoft Project

Microsoft Project adalah tool yang digunakan untuk membantu merampingkan proyek, menyusun jadwal, rencana proyek, dan mengelola sumber daya. Tool ini memiliki berbagai fitur, termasuk Gantt chart, kanban board, dan project calendar.

Fitur utama

• Penjadwalan & penetapan biaya proyek menggunakan Gantt chart.
• Mengedit dan memperbaharui data, baik oleh stakeholder maupun anggota tim.
• Membuat laporan.
• Fitur roadmap.
• Fitur Timesheets.

Harga Paket Microsoft Project

Project Paket 1: Rp 156.400,- per bulan.

Project Paket 3: Rp 469.200 per bulan.

Project Paket 5: Rp 860.200 per bulan.

#6 TeamGantt

TeamGantt adalah tool project management yang menyediakan grafik Gantt secara online. Dengan bagan ini, project manager bisa merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola proyek yang kompleks lebih mudah.

Lebih dari itu, kamu bisa mengundang tim, stakeholder, atau klien untuk melihat dan mengedit Gantt chart kamu dengan mudah dan sederhana.

Fitur utama:

• Menyatukan beberapa proyek dalam satu Gantt chart.
• Mengintegrasikan satu tugas dengan tugas lainnya.
• Memasukkan file dalam format PDF atau Excel CSV ke Gantt chart.
• Mengunggah dan menyimpan file proyek.
• Berkomunikasi dengan tim tanpa harus meninggalkan tool.

Harga Paket TeamGantt

Lite: $24 atau sekitar Rp 357.000,- per bulan.

Pro: $59 atau sekitar Rp 876.000,- per bulan.

Enterprise: $99 atau sekitar Rp 1.470.000,- per bulan.

#7 Wrike

Wrike adalah tool serbaguna yang mampu membantu tim berkolaborasi dengan lebih baik dan menghasilkan transparansi komunikasi yang lebih besar. 

Wrike memiliki banyak fitur untuk berkolaborasi, berkomunikasi, hingga manajemen dokumen. Tool ini memungkinkan kamu untuk dapat menetapkan prioritas dan menyelaraskan tim agar bekerja lebih cepat dan cerdas.

Fitur utama

• Tugas dapat diintegrasikan ke Google Calendar, iCalendar, dan Outlook.
• Tersedia Gantt charts untuk membantu membuat timeline visual.
• Membantu mengubah strategi menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti.
• Memberikan info yang akurat dan up-to-date kepada klien melalui aplikasi.

Harga Paket Wrike

Personal: Gratis

Professional: $9.80 atau sekitar Rp 146.000,- per bulan

Bisnis: $24.80 atau sekitar Rp 369.000,- per bulan

#8 Basecamp

Basecamp merupakan salah satu tool project manager paling populer saat ini. Tool ini bisa menjadi pilihan untuk proyek yang memiliki jumlah tim besar.

Basecamp memiliki interface seperti media sosial modern dan fitur kolaborasi tim tanpa yang ringan. Dengan ini, kamu bisa menggabungkan semua keperluan proyek dalam satu tool saja.

Fitur utama:

• Adanya message boards, jadwal, dan daftar tugas.
• Ruang untuk menyimpan semua file dan dokumen proyek.
• Interface yang sederhana dan mudah digunakan.
• Dapat melakukan tag ke anggota tim.
• Memiliki dashboard terpisah khusus untuk ditampilkan ke klien.

Harga Paket Basecamp

Mulai $99 atau sekitar Rp 1.470.000,- per bulan

#9 Zoho Project

Zoho Projects adalah tool yang berguna dalam bisnis untuk melacak tugas, berkolaborasi, bug tracking, dan menjalankan laporan intuitif. Tool ini menawarkan fitur seperti Gantt charts dan kemampuan untuk menagih pekerjaan secara bersamaan.

Tak hanya itu, dalam Zoho Projects juga terdapat fitur untuk berkomunikasi, termasuk real-time chat dan forum pages.

Fitur utama:

• Memiliki fitur manajemen file yang efektif.
• Terdapat Gantt charts untuk mengawasi kemajuan proyek.
• Memungkinkan tim untuk berkolaborasi, berkreasi, dan berkomunikasi hanya dengan satu tool.
• Dapat diintegrasikan dengan Zoho CRM.
• Fitur time tracking dan timesheets.

Harga Paket Zoho Project

3 pengguna: Gratis.

Premium (50 pengguna): $5 atau sekitar Rp 75.000,- per bulan.

Korporat: $10 atau sekitar Rp 150.000,- per bulan.

#10 Notion

Notion adalah ruang kerja lengkap untuk menulis, membuat rencana, dan berkolaborasi antar tim. Tool ini bernuansa modern, baik dari segi fitur maupun tampilannya. 

Notion dapat membantu merencanakan dan mendiskusikan proyek, berbagi timeline pekerjaan dengan tim, dan meletakkan file-file penting yang berhubungan dengan proyek, mulai dari foto, dokumen, link, dan banyak lainnya.

Fitur utama:

• Membuat task board dan kemajuan yang dijalankan di setiap tugas.
• Membuat company home.
• Membuat roadmap.
• Membuat catatan meeting.

Harga Paket Notion

Individu: Gratis.

Personal Pro: $4 atau sekitar Rp 60.000,- per bulan.

Team: $8 atau sekitar Rp 120.000,- per bulan.

#11 Monday.com

Monday.com memiliki interface menarik. Tool sederhana ini memiliki intuitif yang memungkinkan tim mengelola pekerjaan, memenuhi deadline yang sudah ditetapkan, dan membangun kebiasaan transparansi dalam tim.

Di sini juga terdapat banyak opsi tampilan yang tersedia, seperti map view dan calendar view.  

Fitur utama:

• Mengelola komunikasi secara terpusat dan manajemen dokumen.
• Visual project management dan pelacakan tugas.
• Terintegrasi dengan Dropbox, Zapier, Google Drive, dan tools lain yang serupa.

Harga Paket Monday.com

Individual: Gratis.

Basic: $8 atau sekitar Rp 120.000,- per bulan.

Standard: $10 atau sekitar Rp 150.000,- per bulan.

Pro: $16 atau sekitar Rp 238.000,- per bulan.

#12 Scoro

Scoro adalah solusi komprehensif dengan menggabungkan semua fitur yang mungkin kamu perlukan dalam tools project management, seperti proyek & tugas, contact management, catatan untuk tim, kolaborasi tim, pemberian deadline, dan pelaporan.

Scoro membantu merampingkan seluruh kemajuan pekerjaan proyek, sehingga kamu tidak perlu menggunakan banyak tool berbeda untuk setiap tugas. Semua informasi penting kamu dapat disimpan di satu tempat terpusat.

Fitur utama:

• Fitur membuat proyek dengan sub-tugas dan tenggat waktu.
• Menyajikan dashboard KPI secara real-time.
• Adanya kalender tim dan penjadwalan rapat bersama.
• Pemantauan waktu dan pemberian deadline di setiap pekerjaan.
• Menyediakan laporan terperinci tentang kemajuan dan keuangan proyek.
• Dapat diintegrasikan dengan tools seperti DropBox, Mailchimp, Outlook, dan lainnya.

Harga Paket Scoro

Essential: $28 atau sekitar Rp 416.000,- per bulan.

Standard: $42 atau sekitar Rp 624.000,- per bulan.

Pro: $71 atau sekitar Rp 1.055.000,- per bulan.

#13 Projectmanager.com

Projectmanager.com adalah tool project management yang membantu pengguna merencanakan, melacak, dan melaporkan proyek secara online. Menariknya, tool ini terintegrasi penuh dengan Google Apps, Microsoft Word, Excel, dan Project.

Dengan tool ini, kamu dapat membuat perencanaan dan penjadwalan proyek yang kuat dan memungkinkan untuk mengelola tim, keseimbangan proyek, serta efektivitas dokumen.

Fitur utama:

• Dapat melampirkan file dan komentar untuk berkolaborasi dalam tugas.
• Pengimporan mulus dan bolak-balik dari rencana Microsoft Project, file Excel, dan file CSV.
• Memiliki timesheets.
• Memiliki Gantt charts.

Harga Paket Projectmanager.com

Team: $14 atau sekitar Rp 208.000,- per bulan.

Business: $25 atau sekitar Rp 371.000,- per bulan.

Penutup

Seiring dengan kemajuan zaman yang serba digital seperti saat ini, tools project management semakin dibutuhkan. Kehadiran tools di atas memudahkan project manager dalam melakukan pekerjaannya. Lebih dari itu, tools project management memberikan banyak manfaat lain, seperti:

• Meningkatkan manajemen sumber daya.
• Menjadikan kolaborasi tim lebih baik.
• Pendelegasian tugas kepada anggota tim lebih efektif.
• Digunakan untuk mengidentifikasi dan mitigasi risiko.
• Melakukan standarisasi proses.