12 Tugas Project Manager dan Contoh Jobdesc Nyata

Tanpa project manager, sulit memastikan semua proyek selesai tepat waktu dan tidak bocor dari segi anggaran. Ya, tugas project manager memegang peranan sangat penting mulai dari perencanaan, komunikasi dengan semua stakeholder, alokasi sumber daya, hingga evaluasi proyek.

Tanggung jawab project manager tersebut menjadi bagian inti dalam memenuhi tujuan proyek. Dalam memimpin, project manager juga memiliki ciri khas masing-masing dalam memandu seluruh anggota tim.

Jika ingin berkarir sebagai project manager, kamu harus menjadi sangat proaktif dan terorganisir. Supaya punya bayangan sebelum terjun sungguhan sebagai project manager, RevoUpedia bantu menjabarkan tugas project manager dalam pekerjaannya sehari-hari.

Tugas dan Tanggung Jawab Project Manager

Tugas project manager di setiap perusahaan bisa saja berbeda menyesuaikan jenis dan ukuran perusahaan. Namun, secara umum inilah tanggung jawab yang harus dijalankan oleh project manager.

#1 Merencanakan Proyek sesuai Tujuan Perusahaan

Seorang project manager harus menyiapkan strategi untuk menyelesaikan proyek dalam batas waktu tertentu sesingkat mungkin. Oleh karena itu, kamu bertanggung jawab untuk menemukan cara tercepat dengan manajemen sebaik mungkin untuk mencapai tujuan yang diinginkan stakeholder.

Dalam membuat rencana proyek ini, project manager biasanya menggunakan pendekatan seperti agile, waterfall, prince2, dan lainnya.

Secara keseluruhan, tugas project manager di bagian ini melibatkan:

• Mengelompokkan tugas dan sub-tugas yang akan dikerjakan tim.
• Memecah proyek menjadi tugas-tugas kecil yang bisa direalisasikan.
• Menetapkan jadwal pengembangan proyek.

#2 Mengarahkan Tim untuk Mencapai Tujuan Bersama

Sebagai project manager, kamu bertugas menjaga tim agar selaras dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Hal ini mengharuskan kamu memberi setiap orang dalam tim motivasi yang mereka butuhkan, sehingga mereka dapat bekerja dengan skill dan keterampilan terbaiknya.

Kamu bertanggung jawab mengatur tim sebaik mungkin hingga pada akhirnya mereka bisa menunjukkan potensi penuh dalam pekerjaan mereka.

#3 Membangun Visi Bersama

Project manager diharuskan memiliki visi yang jelas dan keterampilan untuk memahami gambaran besar proyek yang sedang dikerjakan. Visi tersebut harus disampaikan kepada seluruh tim sehingga mereka memahami seberapa penting peran mereka dalam mencapai hasil akhir proyek.

Tim harus menyadari beban kerja dan berusaha melakukan upaya maksimal untuk mewujudkan visi yang sudah disampaikan.

Dalam membangun visi bersama ini, seorang project manager juga harus memiliki skill komunikasi yang mumpuni agar visi yang disampaikan dapat diterima seluruh pihak.

#4 Memantau Kemajuan Proyek dan Menetapkan Tenggat Waktu

Saat sudah berada di tahap eksekusi, sebagian besar waktu project manager akan dihabiskan untuk memantau status proyek. Kamu harus melihat seberapa besar kemajuan yang sudah dijalankan dan apakah hal itu sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.

Pemantauan ini akan disertai dengan berbagai kegiatan, termasuk pembuatan laporan status proyek dan disampaikan kepada stakeholder.

#5 Menyusun Rencana Cadangan

Peran dan tugas project manager tidak hanya terletak dalam proses perencanaan proyek saja, melainkan juga dalam menyusun rencana cadangan jika ada kendala atau masalah-masalah yang tidak terduga.

Hal ini mengartikan bahwa project manager harus memahami dasar-dasar manajemen risiko dan manajemen perubahan. Setidaknya, kamu harus mengetahui hal-hal berikut:

• Cara mengatur sumber daya tambahan (misal, ketika ada anggota tim sakit di tengah jalannya proyek).
• Cara mengelola waktu dalam keadaan sulit.
• Memiliki rencana alternatif agar proyek tetap berjalan sesuai tujuan.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

#6 Memecahkan Masalah yang Muncul dalam Proyek

Dalam pengerjaan proyek, tentu akan ada berbagai permasalahan yang muncul dan perlu diselesaikan, baik skala kecil maupun besar. Saat masalah tersebut muncul, project manager adalah orang pertama yang akan dimintai saran oleh anggota tim.

Salah satu masalah yang bisa saja timbul dalam proyek adalah scope creep, yaitu saat ruang lingkup proyek tidak didefinisikan dengan teliti sejak awal sehingga berpengaruh pada jadwal, anggaran, dan mutu.

#7 Mendelegasikan Pekerjaan secara Efektif

Dalam suatu proyek besar, penting untuk mendelegasikan dengan baik masing-masing tugas yang harus dikerjakan tim.

Sebagai project manager, kamu harus memprioritaskan tugas sesuai kemampuan dan keahlian masing-masing orang dalam tim. Oleh sebab itu, kamu perlu terlebih dahulu memahami kelebihan dan kekurangan tim kamu. 

Jadilah seorang leader yang baik, menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, sekaligus menumbuhkan kepercayaan tim.

#8 Menjaga Kekompakan Tim

Project manager bertugas memastikan tim yang dikelola dapat bekerja sebagai satu kesatuan. Menjaga keharmonisan dalam tim dan menumbuhkan kepercayaan orang-orang di dalamnya adalah hal penting agar setiap orang bekerja dengan maksimal dan nyaman.

Untuk hal ini, kamu harus memastikan bahwa:

• Setiap anggota tim mendapatkan feedback tentang kerja mereka secara teratur.
• Setiap orang memahami peran dan tanggung jawab masing-masing dengan baik.
• Setiap orang dalam tim mampu berkomunikasi satu sama lain dengan baik.
• Tim memiliki sumber daya dan tools yang cukup untuk menghasilkan kolaborasi yang efektif.

#9 Mengelola Seluruh Sumber Daya secara Efektif

Rencana yang sudah disusun project manager tentu membutuhkan waktu, anggaran, dan people power untuk mewujudkannya. Kebutuhan tersebut juga dikenal sebagai sumber daya.

Project-Management.com mengidentifikasi 23% penyebab kegagalan proyek adalah kurangnya perencanaan sumber daya. Hal ini mengartikan bahwa banyak hal dalam proyek yang bergantung pada manajemen sumber daya. 

Tugas project manager dalam pengelolaan sumber daya akan menjadi rumit, sebab sumber daya akan selalu terbatas. Dengan demikian, kamu harus bisa mengalokasikan sumber daya terbatas dengan cara paling cerdas dan efisien.

#10 Memastikan Kepuasan Stakeholder

Project manager merupakan orang yang memiliki hubungan paling dekat dengan stakeholder. Oleh sebab itu, penting bagi seorang project manager untuk tetap membuka komunikasi dan memastikan bahwa stakeholder mendapatkan update perkembangan dan informasi yang mereka perlukan.

Misalnya, jika suatu saat terjadi masalah dalam proyek atau ada perubahan timeline, project manager harus terus melaporkannya pada stakeholder.

#11 Mengelola Dokumentasi dan Laporan Proyek

Apabila proyek yang dikembangkan telah selesai, apakah tanggung jawab project manager selesai sampai di situ? 

Jawabannya, tidak. Sebagai project manager, ia masih harus menyajikan laporan akhir kepada perusahaan dan stakeholder sekaligus mengidentifikasi apa saja yang perlu dikembangkan di masa depan.

Dalam tugas ini, project manager memiliki dua fungsi utama:

• Memastikan bahwa proyek memenuhi persyaratan perusahaan.
• Mendokumentasikan apa saja yang sudah dilakukan dalam proyek dan siapa saja yang terlibat di dalamnya.

#12 Mengevaluasi Kinerja Proyek

Tugas lainnya yang harus dikerjakan saat proyek sudah selesai adalah mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proyek yang sudah kamu kerjakan. 

Identifikasi segala kekurangan yang ada. Rencana perbaikan proyek bisa dilakukan dengan berbasis data yang sudah dilacak sepanjang proses pengembangan.

Evaluasi juga termasuk menyoroti hal apa saja yang berjalan dengan baik, termasuk mengadakan inisiatif untuk memberi penghargaan kepada anggota tim berprestasi dalam proyek.

Bagaimana Keseharian Tugas Project Manager?

Setelah mengetahui banyaknya tugas project manager, kamu mungkin bertanya-tanya, sebenarnya bagaimana keseharian sebagai project manager? Apa yang benar-benar mereka lakukan dalam menjalankan tugas sehari-hari? Apakah semua tanggung jawab tersebut dikerjakan dalam satu hari secara bersamaan?

Tentu saja tugas project manager di atas akan bergantung pada fase proyek. Jika proyek sedang berada di tahap perencanaan, berarti tugasnya juga berkaitan dengan perencanaan proyek.

Beberapa tanggung jawab harian project manager bisa mencakup salah satu dari hal-hal berikut:

• Bertemu dengan pimpinan untuk memutuskan ruang lingkup proyek.
• Berkoordinasi dengan tim keuangan untuk meningkatkan anggaran.
• Membuat outline untuk project charter.
• Membuat laporan penilaian atas risiko yang mungkin akan timbul.
• Memperbaharui kalender proyek jika ada pergeseran timeline.
• Mengadakan pertemuan post-mortem untuk melakukan evaluasi dan pemberian feedback.
• Membuat laporan dan kemajuan harian untuk disampaikan pada tim proyek.
• Memastikan beban kerja anggota tim sesuai dengan skill dan keterampilan mereka.

Contoh Job Description Project Manager di Beberapa Perusahaan

Berikut adalah contoh tugas project manager di beberapa perusahaan besar.

Tugas Associate Project Manager di Sea

Di atas adalah salah satu lowongan pekerjaan sebagai associate project manager yang dibuka oleh perusahaan decacorn Sea. 

Tugas utama posisi ini adalah untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengoordinasikan proyek infrastruktur TI guna memastikan tujuan dan sasaran proyek tercapai tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Uraian tugas lebih lengkap diuraikan sebagai berikut.

• Bekerja sama dengan stakeholder bisnis internal dan eksternal untuk menganalisis persyaratan bisnis.
• Menerjemahkan persyaratan IT bisnis ke persyaratan teknis dan mengusulkan proposal proyek infrastruktur skala penuh dengan tim teknis.
• Menentukan alokasi sumber daya, ruang lingkup kerja, dan tanggung jawab penerima tugas dan jadwal proyek.
• Mendorong arah proyek dan secara aktif memantau status proyek untuk memastikan kualitas pengiriman proyek.
• Mengatasi masalah yang dihadapi dan memutuskan alternatif atau solusi dengan tepat.
• Melaporkan kepada pemangku kepentingan tentang hasil proyek.
• Membuat dan memelihara catatan dokumentasi proyek.

Tugas Project Manager (Business Development Lazmall) di Lazada

Selanjutnya adalah lowongan pekerjaan project manager yang dibuka oleh salah satu e-commerce besar di Indonesia, yakni Lazada.

Dalam posisi ini, seorang project manager yang masuk dalam tim pengembangan bisnis Lazmall memiliki tugas seperti:

• Bertanggung jawab untuk memulai dan mendorong proyek pertumbuhan prioritas tinggi di Lazada.
• Membantu menentukan ruang lingkup, tujuan, dan hasil proyek.
• Menentukan tugas dan sumber daya yang dibutuhkan.
• Mengelola tim, anggaran, dan mengalokasikan sumber daya proyek.
• Membuat project timeline.
• Berkoordinasi dengan divisi lain.
• Memantau dan melaporkan kemajuan proyek.
• Menyajikan laporan kemajuan, masalah, dan solusi kepada stakeholder.
• Menerapkan dan mengelola perubahan bila diperlukan untuk memenuhi hasil proyek.
• Mengevaluasi dan menilai hasil proyek.

Penutup

Peran dan tanggung jawab project manager sangatlah kompleks, mulai dari perencanaan hingga evaluasi proyek saat sudah selesai. 

Meski tugas tersebut sering kali berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, namun kamu akan menemukan beberapa kesamaan tugas di dalamnya, yaitu menjaga proyek tepat waktu, terorganisir, dan sesuai dengan anggaran.