Task Management

Pengertian Task Management

Task management adalah proses dalam pengelolaan tim yang melibatkan pembagian tanggung jawab menjadi tugas-tugas kecil, pengaturan prioritas, delegasi, dan pemantauan tugas untuk memastikan semuanya selesai tepat waktu.

Task management bukan hanya sekadar membuat to-do list, tapi lebih luas mencakup pengorganisasian alur kerja dan penyelesaian hambatan untuk mencapai efisiensi kerja.

Salah satu aspek krusial dalam task management adalah penentuan prioritas. Hal ini membantu dalam menyelesaikan semua tugas yang terlibat secara efisien sambil mempertahankan batasan yang direncanakan. Selain itu, penting juga untuk melacak milestone, mengelola jadwal, dan mengalokasikan sumber daya dengan optimal.

Task management juga berperan penting dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dengan task management yang baik, manager bisa memantau setiap tugas dalam proyek, merespons cepat terhadap masalah, dan menjaga agar proyek tetap berjalan lancar.

Metode Task Management

Dirangkum dari Indeed dan Zapier, berikut beberapa metode task management:

One task at a time strategies

Metode ini menekankan pentingnya fokus pada satu tugas dalam satu waktu. Dengan membatasi gangguan dan menggunakan kalender publik untuk memperhatikan jadwal khusus, metode ini memungkinkan anggota tim mengalokasikan seluruh energi dan usaha pada satu item tugas, sehingga mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas hasil kerja.

Eat the frog 

Metode eat the frog mengusulkan untuk menyelesaikan tugas yang paling menantang atau memakan waktu terlebih dahulu, sebelum beralih ke tugas yang lebih mudah. Dengan kata lain, metode ini membantu menyelesaikan tugas-tugas penting saat energi masih tinggi di awal hari.

Kanban board

Kanban adalah metode yang menggunakan papan dengan kolom, lalu membagi tugas menjadi kategori 'to-do', 'doing', dan 'done'. Metode ini membantu mengatur dan memahami tugas yang sedang dikerjakan dan yang akan dikerjakan selanjutnya, serta memotivasi anggota tim dengan menunjukkan tugas-tugas yang telah berhasil diselesaikan.

Grocery list

Grocery list adalah metode sederhana yang melibatkan penulisan daftar tugas sekaligus deadline-nya. Metode ini efektif untuk tugas-tugas dengan tingkat kesulitan serupa dan tidak memerlukan pelacakan kemajuan secara detail.

Row and column

Untuk mengelola banyak proyek dan tugas sekaligus, metode row and column menggunakan spreadsheet untuk mengorganisasi tugas berdasarkan proyek. Hal ini berguna dalam visualisasi workload dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Teknik Pomodoro

Teknik Podomoro membagi tugas menjadi sesi kerja selama 25 menit, diikuti dengan istirahat 5 menit. Setelah empat sesi kerja, diambil istirahat lebih panjang selama 15 menit. Teknik ini membantu menjaga fokus dan memberikan waktu istirahat yang cukup untuk otak.

Contoh Task Management

Contoh penerapan task management oleh seorang manager dapat dilihat dalam berbagai situasi kerja sehari-hari. Berikut beberapa skenario spesifik:

Pengaturan prioritas dan delegasi tugas

Seorang project manager di sebuah perusahaan software memiliki beberapa proyek yang berjalan bersamaan. Ia menggunakan metode Eisenhower Matrix untuk menentukan prioritas tugas.

Tugas-tugas yang mendesak dan penting dikerjakan sendiri, sementara tugas-tugas yang penting namun tidak mendesak didelegasikan kepada anggota timnya. Tugas-tugas yang mendesak namun tidak penting ia serahkan kepada asisten manajerial. Di sisi lain, tugas-tugas yang tidak mendesak dan tidak penting diabaikan atau tunda.

Penggunaan Kanban Board untuk pelacakan proyek

Dalam mengelola tim marketing, seorang manager menggunakan Kanban Board untuk melacak progres berbagai campaign.

Setiap campaign dibagi menjadi tugas-tugas kecil yang ditempatkan dalam kolom 'To Do', 'Doing', dan 'Done'. Proses ini memudahkan manager dan tim untuk melihat update pekerjaan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian lebih.

Penerapan teknik Pomodoro untuk meningkatkan produktivitas

Seorang manager tim sales menerapkan teknik Pomodoro untuk mengelola waktu dan energi timnya. Setiap anggota tim bekerja fokus selama 25 menit diikuti dengan istirahat 5 menit. Teknik ini membantu mereka tetap fokus dan mengurangi kelelahan selama jam kerja yang panjang.

FAQ (Frequently Asked Question)

Bagaimana tips optimasi task management?

Dikutip dari Wrike dan Friday App, berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan task management:

• Mulai dengan tugas kecil: memulai hari dengan menyelesaikan tugas-tugas kecil dapat memberikan dorongan motivasi, juga membantu mengurangi daftar tugas dari hal-hal yang kurang penting namun tetap perlu dilakukan.
• Fokus dengan satu tugas pada satu waktu: single-tasking berguna dalam meningkatkan produktivitas dan output. Ini memungkinkan untuk tetap mengikuti tanggung jawab kerja tanpa merasa kewalahan atau membuat kesalahan yang dapat dihindari.
• Buat jadwal yang efektif: mengatur jadwal membantu mengorganisasi tugas-tugas yang berkaitan dengan waktu. Pertimbangkan jam produktif tim, jadwal anggota tim, prioritas tugas, dan faktor lainnya saat membuat jadwal.
• Kelola perubahan dengan baik: change management adalah skill dalam manajemen tugas yang berfungsi untuk merespons perubahan tugas tepat waktu. Dengan begitu, tugas tetap berada di jalur dengan rencana proyek.
• Tetapkan deadline yang realistis: pastikan menetapkan timeline dan deadline yang realistis saat membuat serta menjadwalkan tugas. Gunakan software time tracking untuk meningkatkan perkiraan waktu.
• Pecah tugas menjadi tugas yang lebih kecil: mengubah persepsi tentang ukuran dan kesulitan tugas membantu mendapatkan motivasi untuk melakukannya. Pecah tugas menjadi bagian yang lebih kecil untuk menghindari penundaan dan stres.
• Komunikasi yang jelas: komunikasi menjadi salah satu skill manajemen tugas yang paling penting. Komunikasi efektif memungkinkan untuk berbagi ide, pembaruan, atau masalah dengan anggota tim, manager, dan stakeholder.
• Buat reminder: tetapkan reminder tentang tugas mendatang. Software task management bisa mengotomatiskan proses ini dan menjaga anggota tim tetap update tentang tugas bersama.
• Hindari burnout: task management melibatkan perencanaan dan penyelesaian tugas dengan cara yang membatasi kelelahan. Pertimbangkan kebutuhan kesehatan saat membuat jadwal untuk dan tim.