Apa itu Gantt Chart?
Gantt Chart adalah tool product management yang digunakan untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan melacak aspek-aspek tertentu di suatu proyek. Dalam pekerjaan sehari-hari sebagai product manager, Gantt Chart membantu mengatur dan menjaga jalannya proyek agar tetap sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Gantt Chart dirancang secara visual dengan bar horizontal yang merepresentasikan durasi setiap tugas dalam proyek. Bar tersebut menunjukkan tanggal mulai, tanggal selesai, dan progres dari masing-masing tugas.
Gantt Chart juga menampilkan hubungan ketergantungan antara tugas-tugas yang berbeda, sehingga menjadikannya alat yang tepat untuk memahami bagaimana perubahan dalam satu tugas dapat memengaruhi tugas lain.
Dalam kesehariannya, product manager mungkin akan menemukan banyak komponen dalam proyek yang harus dikelola sekaligus. Di sinilah Gantt Chart berperan. Dengan memvisualisasikan semua tugas yang perlu dilakukan, product manager dapat lebih mudah melihat gambaran besar proyek dan juga memahami detail tugas secara spesifik.
Tak hanya itu, Gantt Chart juga dimanfaatkan untuk mengidentifikasi dan mengelola potensi risiko yang mungkin akan muncul selama proyek berlangsung. Dalam konteks tim, Gantt Chart membantu semua anggota tim memahami apa yang perlu mereka lakukan, kapan, dan bagaimana tugas mereka berhubungan dengan tugas lainnya.
Adanya Gantt Chart tidak hanya meningkatkan keterbukaan dan akuntabilitas, tetapi juga mempromosikan kerja sama dan koordinasi yang lebih baik dalam tim.
Meski demikian, Gantt Chart bukanlah alat statis. Product manager harus memperbaharui dan menyesuaikan Gantt Chart sepanjang proyek berlangsung. Proses ini dilakukan agar Gantt Chart bisa selalu mencerminkan situasi proyek yang sebenarnya, memungkinkan tim membuat keputusan berdasarkan informasi paling akurat dan up to date.
Mengapa Gantt Chart Penting?
Berikut beberapa manfaat menggunakan Gantt Chart:
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi: Gantt Chart memberikan gambaran visual yang jelas tentang apa yang harus dilakukan, kapan, dan oleh siapa. Cara ini membantu memastikan semua anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab mereka serta bagaimana pekerjaan mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain.
- Mempermudah perencanaan dan penjadwalan: Gantt Chart memudahkan untuk menetapkan deadline dan menjadwalkan tugas. Product manager dapat dengan mudah melihat hubungan antara berbagai tugas dan berapa lama setiap tugas akan memakan waktu.
- Mengidentifikasi dan mengelola risiko: Gantt Chart membantu mengidentifikasi ketergantungan tugas dan potensi risiko proyek. Dengan mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan sebelum tugas lain dapat dimulai, product manager bisa membuat perencanaan dengan lebih baik dan menghindari penundaan.
- Memonitor kemajuan: Gantt Chart memungkinkan untuk melacak kemajuan proyek dengan mudah. Product manager dapat melihat sejauh mana dalam proyek dan apa yang masih perlu dilakukan.
- Meningkatkan efisiensi: Gantt Chart juga bisa memprioritaskan tugas dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif. Product manager akan mengidentifikasi dan mengeliminasi pemborosan waktu dan upaya.
- Transparansi dan akuntabilitas: Gantt Chart memungkinkan semua stakeholder melihat status proyek secara real-time. Hal ini menciptakan akuntabilitas dan transparansi yang bisa meningkatkan produktivitas dan kepuasan tim.
Komponen Gantt Chart
Berikut adalah komponen-komponen utama Gantt Chart:
- Task rows: setiap baris dalam Gantt Chart mewakili tugas atau aktivitas yang perlu diselesaikan. Tugas-tugas ini biasanya terorganisasi dalam struktur hierarkis atau dalam kategori berbeda. Biasanya, tugas dituliskan di sebelah kiri chart dan bar yang mewakili durasi tugas berada di kanan.
- Timescale column: kolom waktu mencakup jangka waktu proyek, biasanya dinyatakan dalam hari, minggu, atau bulan. Kolom ini memungkinkan product manager untuk menunjukkan kapan setiap tugas harus dimulai dan kapan harus selesai.
- Taskbars: bar ini mewakili durasi tugas. Awal dan akhir bar mencerminkan durasi mulai dan selesai dari setiap tugas.
- Milestone: milestone adalah event penting atau target yang ditandai pada Gantt Chart. Biasanya, milestone menandai selesainya fase penting proyek atau pencapaian tujuan utama.
- Task dependency: dependensi atau hubungan antar tugas ditunjukkan dengan panah atau garis. Komponen ini menunjukkan bahwa suatu tugas tidak dapat dimulai atau diselesaikan sampai tugas lainnya selesai.
- Sumber daya (resources): resources adalah orang, peralatan, atau bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas atau aktivitas. Dalam Gantt Chart, product manager akan mencatat sumber daya yang digunakan untuk setiap tugas.
- Task progress: sebagian besar Gantt Chart menunjukkan tingkat kemajuan atau persentase penyelesaian dari setiap tugas. Ini bisa sangat berguna untuk melacak sejauh mana proyek telah berlangsung dan apa yang masih perlu dilakukan.
Contoh Penggunaan Gantt Chart
Berikut contoh penggunaan Gantt Chart dalam proyek pengembangan aplikasi e-commerce.
Perencanaan dan penelitian (2 minggu)
- Menyusun rancangan proyek dan pemilihan teknologi (1 minggu)
- Meneliti kompetitor dan target pasar (1 minggu)
- Mengumpulkan persyaratan desain (1 minggu)
- Membuat sketsa dan prototipe (2 minggu)
Pengembangan backend (8 minggu)
- Membangun database (2 minggu)
- Mengimplementasikan fungsi utama dan API (6 minggu)
Pengembangan frontend (6 minggu)
- Membangun tampilan berdasarkan desain (4 minggu)
- Mengintegrasikan frontend dan backend (2 minggu)
Testing (4 minggu)
- Membuat dan menjalankan tes unit (1 minggu)
- Membuat dan menjalankan tes integrasi (1 minggu)
- Pengetesan oleh pengguna (2 minggu)
Peluncuran dan pemeliharaan (berkelanjutan)
- Peluncuran beta dan pengumpulan feedback (1 minggu)
- Peluncuran publik (1 minggu)
- Pemeliharaan dan pembaruan berkelanjutan
Gantt chart memvisualisasikan jadwal ini dengan menampilkan tugas-tugas sebagai bar horizontal pada grafik, di mana panjang bar mewakili durasi tugas tersebut.
FAQ (Frequently Asked Question)
Bagaimana cara membuat gantt chart?
Dirangkum dari Gantt.com, berikut adalah cara membuat Gantt Chart:.
#1 Meninjau scope (ruang lingkup)
Sebelum membuat Gantt Chart, penting untuk meninjau lingkup proyek (scope). Peninjauan ini termasuk apa yang perlu dicapai, berapa lama yang akan dibutuhkan, dan sumber daya yang akan diperlukan. Dengan meninjau scope, akan diperoleh gambaran yang lebih baik tentang bagaimana menyusun Gantt Chart.
#2 Membuat aktivitas
Setelah menentukan lingkup proyek, langkah selanjutnya adalah membuat daftar aktivitas yang perlu dilakukan. Setiap aktivitas harus dikaitkan dengan hasil yang spesifik dan dapat diukur. Product manager harus memasukkan semua aktivitas, tidak peduli seberapa kecilnya, untuk memastikan bahwa semua aspek proyek tercakup.
#3 Menyusun aktivitas
Jika semua aktivitas sudah ditentukan, product manager bertanggung jawab mengurutkan aktivitas dalam urutan yang logis dan efisien. Artinya, penyusunan aktivitas harus mempertimbangkan mana yang dilakukan terlebih dahulu, mana yang bisa dilakukan secara bersamaan, dan mana yang memerlukan input atau hasil dari aktivitas lain.
#4 Estimasi sumber daya
Langkah berikutnya dalam proses pembuatan Gantt Chart adalah menentukan sumber daya yang akan diperlukan untuk setiap aktivitas. Sumber daya bisa berupa waktu, tenaga kerja, peralatan, maupun bahan. Dengan memperkirakan sumber daya, product manager bisa merencanakan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.
#5 Estimasi durasi
Setelah mengetahui sumber daya yang dibutuhkan, product manager akan memperkirakan berapa lama setiap aktivitas akan berlangsung. Estimasi durasi membantu dalam merencanakan jadwal proyek dan memastikan semua aktivitas dapat diselesaikan tepat waktu.
#6 Mengembangkan jadwal
Langkah terakhir dalam membuat Gantt Chart adalah mengembangkan jadwal proyek berdasarkan aktivitas, urutan, sumber daya, dan durasi. Jadwal ini harus mencakup waktu mulai dan selesai untuk setiap aktivitas sekaligus ketergantungan atau batasan waktu lainnya.
