Intranet

Apa itu Intranet?

Di banyak perusahaan, komunikasi dan kolaborasi yang efektif sangatlah penting untuk mencapai kesuksesan, dan salah satu alat untuk mencapai tujuan tersebut adalah intranet. 

Intranet adalah jaringan pribadi yang digunakan dalam suatu organisasi.

Intranet bermanfaat bagi perusahaan untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan mengakses dokumen atau aplikasi penting dalam lingkungan yang aman dan terkendali.

Perbedaan Internet dan Intranet

Berdasarkan geeksforgeeks.org, berikut ini adalah beberapa perbedaan internet dan intranet:

• Internet dapat diakses oleh siapapun yang memiliki koneksi internet, sedangkan intranet hanya dapat diakses oleh orang-orang di dalam organisasi/perusahaan atau orang yang memiliki akses resmi.
• Internet adalah jaringan publik sehingga rentan terhadap ancaman keamanan seperti hacking dan malware. Sebaliknya, intranet dirancang untuk menjadi jaringan yang aman dan tertutup karena biasanya dilindungi oleh firewall, enkripsi, dan tindakan lain yang bertujuan untuk keamanan.
• Internet dirancang untuk memfasilitasi komunikasi dan berbagi informasi dalam skala global, sedangkan intranet dirancang untuk memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi dalam suatu organisasi.
• Internet berisi berbagai informasi publik, sedangkan intranet berisi informasi internal organisasi, misal direktori karyawan, kebijakan perusahaan, dan sumber daya lainnya.

Manfaat Intranet

Melansir dari techtarget.com, manfaat intranet meliputi:

Peningkatan komunikasi dan kolaborasi

Intranet menyediakan platform terpusat bagi karyawan untuk berbagi informasi, berkomunikasi satu sama lain, dan berkolaborasi untuk mengerjakan proyek terlepas dari lokasinya. Hal ini dapat meningkatkan kerja tim dan membantu perusahaan mengambil keputusan dengan lebih cepat sehingga produktivitas perusahaan lebih baik. 

Manajemen dokumen yang sederhana

Intranet dapat digunakan untuk menyimpan dan mengelola dokumen penting, seperti panduan karyawan dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat dengan lebih mudah mengatur dan mengakses informasi.

Monitor request yang sederhana

Intranet juga dapat digunakan untuk melacak request dan perintah kerja, misal permintaan akan dukungan IT atau permintaan untuk pemeliharaan fasilitas. Dengan kata lain, intranet dapat membantu memastikan bahwa permintaan yang masuk ditangani secara efisien dan efektif.

Membantu pengujian ide baru sebelum diimplementasikan 

Intranet dapat digunakan sebagai tempat pengujian untuk ide dan konsep baru sebelum diimplementasikan di website publik perusahaan. Melalui intranet, perusahaan dapat menguji fitur dan fungsionalitas ide baru tersebut dalam lingkungan yang terbatas sehingga dapat meminimalkan risiko yang mungkin muncul. 

Mendorong partisipasi dan interaksi antar karyawan 

Intranet dapat membantu mengembangkan budaya perusahaan yang positif dengan mendorong partisipasi dan interaksi antar karyawan. Misalnya, fitur seperti blog karyawan, forum, dan jejaring sosial dapat membantu membangun rasa kebersamaan dan mendorong kolaborasi.

Peningkatan Return of Investment (ROI)

Intranet dapat diimplementasikan dengan biaya yang relatif rendah dibandingkan dengan alat komunikasi dan kolaborasi lainnya. Hal ini berarti bahwa perusahaan dapat mencapai ROI yang menguntungkan dengan meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.

Kekurangan Intranet

Menurut techtarget.com, intranet juga memiliki kekurangan, yaitu: 

Tingkat partisipasi yang rendah

Salah satu kelemahan utama intranet adalah memerlukan partisipasi aktif dari pengguna agar efektif. Jika pengguna tidak secara aktif menyumbangkan konten, berkomunikasi satu sama lain, atau mengakses dokumen penting di intranet, intranet tidak akan bermanfaat bagi perusahaan. 

Biaya sumber daya yang tinggi

Pengelolaan intranet bisa jadi memerlukan biaya sumber daya yang tinggi, misal IT staff, content manager, dan staff pendukung lainnya sehingga dapat menambah pengeluaran perusahaan secara signifikan.

Manajemen jaringan yang lebih sulit

Intranet memerlukan inspeksi rutin dan pemeriksaan maintenance untuk memastikannya berjalan dengan baik, dan ini dapat memakan waktu serta menambah biaya pengelolaan intranet.

Kurangnya kepemilikan yang tepat

Kurangnya kepemilikan yang tepat atau distribusi kepemilikan intranet di antara suatu kelompok dapat memperumit tanggung jawab dan manajemen jaringan. Sebagai akibatnya, akan terjadi kebingungan dan masalah lain yang dapat mengganggu efektivitas intranet.

Kurangnya dukungan untuk perangkat seluler dan jarak jauh

Intranet yang kurang memiliki dukungan untuk perangkat seluler dan pekerja remote dapat membatasi kemampuan pekerja remote untuk mengakses informasi di intranet sehingga berpotensi menimbulkan masalah dari segi efektivitas maupun produktivitas.

FAQ (Frequently Asked Question)

Apa kelebihan intranet dibandingkan internet?

Berikut ini adalah kelebihan intranet dibandingkan internet: 

• Intranet adalah jaringan pribadi yang hanya dapat diakses dalam suatu organisasi sehingga lebih aman daripada internet. 
• Perusahaan memiliki kontrol lebih besar atas intranet daripada internet karena dapat menyesuaikan intranet dengan kebutuhan dan persyaratan perusahaan.
• Intranet menyediakan platform terpusat bagi karyawan untuk berkomunikasi satu sama sehingga produktivitas perusahaan akan lebih baik. 
• Intranet dapat diimplementasikan dengan biaya lebih rendah daripada internet karena biasanya tidak memerlukan banyak bandwidth atau infrastruktur. Selain itu, karena intranet hanya dapat diakses di dalam perusahaan, tidak ada biaya yang terkait dengan hosting atau pemeliharaan website publik.