Proses Project Management: Cara Mengelola Proyek (Step-by-Step)

Menjaga keberlangsungan sebuah proyek tidaklah mudah, apalagi ada banyak tahap yang harus dilalui. 

Dalam dunia project management, tahapan-tahapan tersebut dikenal dengan berbagai istilah, seperti project management process, project management phases, atau project life cycle.

Apa saja tahapan tersebut dan bagaimana cara menyederhanakannya? Simak artikel berikut ini.

Apa itu Proses Project Management?

Sebelum masuk ke penjelasan tiap tahapan project management process (proses project management), kita bahas terlebih dahulu definisinya.

Proses project management adalah serangkaian langkah yang diikuti project manager untuk mengelola dan menyelesaikan proyek.

Adanya proses project management yang jelas memungkinkan project manager membagi proses menjadi tugas-tugas yang lebih kecil sehingga lebih mudah untuk menyelesaikan dan mengelolanya.

Proses ini memberikan project manager cara terstruktur untuk merencanakan, melaksanakan, dan menyelesaikan proyek. Memiliki tahapan yang jelas dalam proyek memungkinkan sebuah proyek dapat selesai tepat waktu atau setidaknya memiliki sedikit penundaan.

Mengapa Proses Project Management Penting?

Untuk memahami seberapa penting project management dalam perusahaan, mari kita bayangkan ilustrasi berikut.

Sebuah perusahaan sedang membuat website untuk proses recruitment besar-besaran. Sesuai timeline yang sudah ditentukan, aplikasi tersebut harus sudah diluncurkan 10 hari lagi. Saat sedang berada dalam proses pengembangan website, ternyata developer yang bertugas mendesain website harus cuti selama satu minggu karena sakit.

Jika masalah tersebut tidak diatasi dengan baik, timeline proyek akan mundur dari waktu yang sudah ditentukan dan bisa saja berdampak pada keseluruhan jadwal recruitment perusahaan.

Lantas, bagaimana cara mengatasinya?

Di situlah project management process berperan. Adanya tahap perencanaan dalam proses project management akan memitigasi risiko-risiko yang muncul selama proses pengembangan proyek berlangsung. Termasuk adanya kekurangan sumber daya secara tiba-tiba di luar rencana ketika tenggat waktu semakin dekat.

Ilustrasi di atas hanyalah satu dari sekian banyak manfaat project management. 

Berdasarkan Teamwork, manfaat lain yang akan didapatkan perusahaan dengan adanya project management process adalah:

• Hasil proyek lebih konsisten dikarenakan perencanaan awal yang matang.
• Penyelesaian proyek lebih cepat dengan timeline yang jelas.
• Menyederhanakan organisasi untuk tim proyek.
• Penataan proyek menjadi lebih terstruktur dan mudah dipahami dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap.
• Membantu dalam melacak kemajuan agar proyek berjalan sesuai rencana.

Tahapan Proses Project Management‍

Proses dalam manajemen proyek ada 5, apa sajakah itu? Berikut adalah tahapan project management process yang harus dilalui project manager dikutip dari ProjectManager.com:

#1 Permulaan (Initiation)

Tahap inisiasi adalah tahapan pertama untuk mengubah ide yang sifatnya masih abstrak menjadi tujuan yang lebih jelas dan terarah. Pada tahap ini, kamu perlu mengembangkan pondasi proyek yang kuat dan lebih luas.

Hal yang harus disiapkan di tahap inisiasi antara lain:

• Business case: Menjelaskan bisnis yang akan dikerjakan, tujuan proyek, dan laba atas investasi.
• Project charter: Menjelaskan berbagai hal yang akan diberikan dalam proyek, seperti anggaran.
• Set up project management office: Kantor atau ruang yang disediakan untuk project manager dan tim pendukung. Kantor tersebut harus memiliki peralatan apa pun yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya proyek.
• Agenda meeting awal: Menyatukan seluruh stakeholder yang berkaitan dengan proyek untuk melakukan kesepakatan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan timeline.
• Assemble project team: Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Tim proyek harus dibuat sebelum penentuan agenda proyek, termasuk pembuatan deskripsi pekerjaan, peran, dan tanggung jawab.
• Studi kelayakan: Pembuktian bahwa proyek dapat dilaksanakan dalam waktu dan anggaran yang wajar.

Sebagai contoh project management dalam tahapan ini, perusahaan ingin membuat website baru yang lebih informatif dan meningkatkan kredibilitas. Dalam tahap ini, perusahaan mulai membutuhkan project manager untuk memulai proyek pembuatan website tersebut.

Project manager akan mulai mengidentifikasi stakeholder utama, membuat tujuan pembuatan website, menentukan anggaran, dan memperoleh persetujuan dari eksekutif.

#2 Perencanaan (Planning)

Project planning membutuhkan ketekunan tinggi, sebab di tahap ini kamu akan menguraikan peta jalan atau road map dari proyek. Kamu akan mulai memikirkan bagaimana pengelolaan setiap fase dalam project management.

Beberapa komponen penting yang perlu direncanakan secara rinci antara lain:

• Project schedule: Timeline untuk melaksanakan seluruh pekerjaan dan alokasi sumber daya. Project manager perlu melakukan pemantau secara berkelanjutan dengan task management atau tracking tools.
• Anggaran: Perkiraan jumlah anggaran proyek. Kamu akan mengendalikan anggaran tersebut agar tidak melebihi perkiraan yang sudah ditentukan.
• Work Breakdown Structure (WBS): Ini adalah tools untuk project planning yang memungkinkan kamu memvisualisasikan seluruh aktivitas, pencapaian, dan hasil dalam ruang lingkup yang menjadi tanggung jawabnya.
• Stakeholder management plan: Menguraikan semua stakeholder yang terlibat dalam proyek dan memahami prioritas mereka. Ini juga termasuk menjelaskan kepada stakeholder bagaimana komunikasi dan strategi resolusi konflik yang akan digunakan.
• Risk management plan: Menyampaikan berbagai potensi risiko yang akan muncul sekaligus strategi mitigasi yang akan diterapkan.
• Resource management plan: Menjelaskan tentang sumber daya dalam suatu proyek yang akan diperoleh, dialokasikan, dan dikelola.
• Scope Management plan: Menjelaskan apa saja ruang lingkup dari proyek yang ada di bawah kendali project manager guna menghindari ruang lingkup yang melebar.

Mari kita lanjutkan ilustrasi proyek pembuatan website di tahap sebelumnya.

Di tahap perencanaan, project manager akan mulai menetapkan ruang lingkup proyek, menetapkan jadwal proyek, hingga membuat daftar risiko yang mungkin muncul selama pembuatan website, seperti kemungkinan kurangnya sumber daya di bagian tim developer.

‍

{{COMPONENT_IDENTIFIER}}

‍

#3 Pelaksanaan (Execution)

Tahap pelaksanaan proyek adalah saat di mana semua rencana sudah matang dan siap dijalankan. Sebagai project manager, tanggung jawab kamu adalah membuat alur kerja yang efisien dan memantau kemajuan setiap tim dengan cermat.

Kamu juga akan secara konsisten memelihara hubungan dan berkolaborasi efektif dengan para stakeholder. Hal ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa setiap orang tetap berada di tujuan yang sama dan proyek berjalan lancar tanpa hambatan.

Ketika mengawasi jalannya proyek, project manager perlu memperhatikan berbagai hal berikut:

• Jadwal: Jadwal yang telah dibuat dalam tahap planning harus tetap dipantau untuk memastikan semua hal berjalan sesuai timeline.
• Mutu: Project manager bertugas memastikan kriteria keberhasilan dan persyaratan kualitas bisa terpenuhi. Jika kualitas proyek berkurang, maka proyek tidak akan berhasil.
• Anggaran: Sama halnya dengan jadwal, anggaran proyek perlu tetap dikendalikan agar sesuai dengan dana yang sudah disepakati.
• Sumber Daya: Project manager berkewajiban untuk memastikan bahwa semua kebutuhan sumber daya terpenuhi selama proses pelaksanaan berlangsung, meliputi peralatan, bahan, dan sebagainya.
• Kolaborasi Tim: Kolaborasi tim mengacu pada kerja sama yang baik dan komunikasi yang erat. Hal ini bisa mengacu pada penyediaan tools yang dapat menghubungkan antar anggota dengan lebih mudah.

Inisiasi dan perencanaan pembuatan website di atas sudah mulai bisa dikerjakan di tahap ini. Sebagai project manager, kamu akan mengandalkan kemampuan leadership untuk mengawasi jalannya proyek.

Kamu harus terus memastikan apakah jadwal pembuatan website sesuai dengan timeline, bagaimana kolaborasi tim yang terjalin, apa saja kendala yang dihadapi tim selama proyek berlangsung, dan sebagainya.

#4 Pengawasan (Monitoring and Control)

Sebenarnya, dalam proses project management, tahap ketiga dan keempat sifatnya tidak berurutan. Tahap monitoring dan control berjalan bersamaan dengan pelaksanaan proyek untuk memastikan bahwa tujuan dan hasil sesuai dengan ekspektasi.

Kamu bisa memastikan bahwa tidak ada hal yang berseberangan atau menyimpang dari rencana awal dengan cara menentukan Critical Success Factors (CSF) dan Key Performance Indicators (KPI).

Selama proses monitoring, kamu juga bertanggung jawab untuk melacak secara kuantitatif biaya yang telah dikeluarkan.

Jika mengacu pada contoh ilustrasi tahap-tahap sebelumnya, maka di tahap pemantauan ini kamu akan mengawasi bagaimana tim menjalankan tugasnya masing-masing. Kamu pun akan memantau sejauh mana perkembangan website yang didesain, apakah ada kendala selama proses pengembangan website tersebut, dan lain-lain.

#5 Penutupan (Closure)

Tahap terakhir dari project management adalah penutupan proyek. Dalam tahap ini, hasil akhir proyek akan dipresentasikan kepada semua stakeholder. Jika sudah disetujui, maka sumber daya, dokumen, dan sebagainya juga akan diselesaikan.

Beberapa hal penting yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah:

• Transfer deliverables: Memastikan semua hasil proyek diidentifikasi, diselesaikan, dan diserahkan ke pihak yang tepat.
• Meninjau dokumentasi: Memeriksa semua kontrak dan dokumentasi agar tidak ada kekurangan dan semuanya sudah ditandatangani.
• Konfirmasi penyelesaian: Diperlukan konfirmasi dari semua stakeholder, klien, dan tim supaya tidak terjadi salah paham dan permintaan perubahaan di akhir proyek.
• Rilis sumber daya: Saat berakhirnya proyek, mengartikan seluruh pekerja harus diselesaikan secara resmi dengan tujuan memastikan setiap tim sudah memperoleh upah atau gaji.
• Post-mortem: Melakukan pencatatan tentang apa saja yang berhasil dan tidak. Ini adalah cara yang bagus untuk melakukan evaluasi dan memperbaiki kesalahan di proyek yang akan datang.

Cara Menyederhanakan Proses Project Management

Proses project management memang terlihat panjang dan membutuhkan banyak waktu serta tenaga untuk menyelesaikannya.

Tak perlu khawatir, proses panjang tersebut dapat kamu sederhanakan dengan cara-cara berikut ini.

Nilai Kemajuan Proyek secara Berkala

Tak jarang project manager gagal karena kurangnya penilaian dan pemantauan rutin untuk proyek yang sedang dijalankan. Mereka menetapkan tujuan, mendelegasikan tugas, dan hanya memeriksa pekerjaan tim saat tenggat waktu proyek sudah dekat.

Oleh sebab itu, project manager harus terus menganalisis kemajuan proyek secara berkala guna mengetahui apa yang berhasil dan tidak dalam jalannya proyek. Jika menemukan hambatan, kamu harus segera mengambil tindakan perbaikan dan solusi.

Selalu Landaskan pada Tujuan Proyek

Jika anggota tim tidak memahami alasan di balik pengerjaan proyek, maka itu akan membawa kesulitan dalam proses eksekusi. Saat tim kamu tahu apa tujuan dari proyek yang sedang dikerjakan, mereka cenderung lebih proaktif dalam menawarkan ide-ide mereka.

Sebagai project manager, setiap tugas yang kamu delegasikan kepada anggota tim harus memiliki tujuan yang jelas untuk menghindari kebingungan tentang job description dan tanggung jawab mereka.

Prioritaskan Tugas Kamu

Project manager akan mengelola proyek yang kompleks. Hal ini mengartikan kamu harus bisa memprioritaskan tugas agar waktu pengerjaan bisa berjalan seefisien mungkin.

Kamu perlu mengkategorikan tugas ke dalam beberapa bagian (mendesak, penting, kurang penting, tidak penting) lalu mulai mengerjakan tugas yang memiliki prioritas tinggi terlebih dahulu.

Pendekatan ini akan membantu kamu dan tim memanfaatkan waktu secara efisien dan menemukan tugas yang ternyata tidak penting. Dengan begitu, anggota tim tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengerjakan tugas yang tidak penting.

Jadilah Fleksibel

Mengerjakan sebuah proyek mengartikan kamu harus siap jika terjadi perubahan setiap saat. Pasalnya, tidak peduli seberapa matang dan hati-hati perencanaan kamu, perubahan itu akan selalu ada.

Jika kamu tidak memiliki jiwa fleksibilitas tinggi, kamu akan kesulitan menerima perubahan dan berisiko menggagalkan proyek.

Buatlah rencana cadangan untuk menangani hal-hal tak terduga selama proyek berlangsung. Pastikan semua jalur komunikasi dalam tinggi terbuka dan transparan, sehingga setiap masalah penting dapat dibahas tepat waktu dan tidak ada informasi yang terlewatkan oleh anggota tim.

Gunakan Tools Project Management

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh PricewaterhouseCoopers (PWC), tools project management meningkatkan kinerja hingga 77%.

Hal ini dikarenakan tools project management dapat memastikan semua anggota tim punya persepsi yang sama akan tujuan proyek sehingga dapat berkolaborasi dengan baik di setiap tugas. Oleh sebab itu, project manager perlu menggunakan tools untuk menunjang pekerjaan tim proyek, seperti Trello, JIRA, Asana, dan sebagainya.

Penutup

Proses project management memungkinkan project manager membagi proses menjadi tahapan dan tugas-tugas yang lebih kecil, terstruktur, dan terorganisir. Adapun project management process diawali dengan inisiasi, perencanaan, eksekusi, pemantauan, dan berakhir ke penutupan.

Meski proses project management terlihat panjang, kamu tetap bisa menyederhanakannya dengan berbagai cara, seperti memprioritaskan tugas, bersikap fleksibel, menilai kemajuan proyek secara berkelanjutan, selalu berlandaskan pada tujuan, dan menggunakan tools project management untuk memudahkan pekerjaan.