Apa itu Product Requirement Document (PRD)?

PRD atau product requirement document adalah dokumen panduan pengembangan produk untuk mendefinisikan tujuan, fitur, dan apa saja yang harus disertakan dalam suatu produk.

Dokumen ini umumnya ditulis oleh product manager untuk menjelaskan produk apa yang dibuat, untuk siapa, dan bagaimana manfaatnya bagi pengguna akhir. Ini juga berfungsi sebagai panduan bagi tim bisnis dan engineering untuk membantu mengembangkan, meluncurkan, serta memasarkan produk.

Product requirement document menentukan urutan tugas yang perlu diselesaikan selama pengembangan.

Tanpa PRD, tim akan kesulitan dalam menjalankan proyek karena mereka tidak tahu bagaimana tolok ukur keberhasilan suatu produk. Oleh sebab itu, setelah membaca PRD setiap orang dalam tim diharapkan memiliki pemahaman yang sama dan semuanya harus tahu tentang produk tersebut atau apa yang seharusnya dicapai.

Manfaat PRD

Tujuan utama PRD adalah menyelaraskan semua stakeholder dan menciptakan pemahaman bersama tentang produk yang akan dikembangkan. PRD merupakan titik awal dalam proses pengembangan produk dan bertindak sebagai panduan untuk dokumen-dokumen lain yang nantinya akan dibuat.

Sederhananya, PRD adalah visi suatu produk. Tanpa adanya visi, tim pengembang tidak akan tahu apa yang menjadi tujuannya. 

Lebih lanjut, berikut adalah beberapa alasan tim development memerlukan product requirement document:

• Kerja sama menjadi lebih efektif karena setiap orang dalam tim mengacu pada persyaratan yang sama.
• Membantu mendeskripsikan produk kepada stakeholder teknis dan non-teknis.
• Membantu tim penjualan agar bisa mempromosikan produk dengan cara yang menarik.
• Membantu tim desain mengetahui bagaimana seharusnya visual produk tersebut terlihat menarik di mata pelanggan.
• Memberikan informasi terperinci kepada pengembang dan penguji tentang produk dan menjelaskan persyaratan berdasarkan user stories (penjelasan terkait ekspektasi terhadap produk dari sudut pandang user).
• Membantu menghindari permintaan perubahan di akhir siklus pengembangan serta meminimalkan penundaan proyek.
• Memberikan gambaran estimasi tanggal rilis yang lebih terukur dan memungkinkan perencanaan proyek lebih akurat.
• Memusatkan informasi manajemen produk dalam database yang terpadu dan mudah diakses semua anggota tim.

Apa Saja Isi PRD?

Dirangkum dari Product School, berikut hal yang harus ada di PRD:

• Judul: berisi judul yang mewakili pengembangan produk.
• Riwayat perubahan: berisi setiap perubahan penting yang ada di PRD, termasuk siapa yang mengubah, kapan mereka mengubahnya, dan apa yang diubah.
• Gambaran umum: menjelaskan gambaran proyek secara singkat sekaligus alasan mengapa proyek ini perlu dilakukan.
• Metrik keberhasilan: berisi indikator untuk mencapai tujuan internal proyek.
• Pesan: menjelaskan pesan seperti apa yang akan digunakan oleh tim marketing untuk menjelaskan produk ini kepada pelanggan.
• Timeline atau rencana rilis: berisi jadwal keseluruhan yang perlu dan sedang dikerjakan tim.
• Persona: menjelaskan siapa target audiens maupun pelanggan untuk produk yang dibuat.
• Skenario pengguna: berisi cerita lengkap tentang bagaimana setiap pelanggan akan menggunakan produk dalam berbagai konteks.
• User stories, fitur, atau persyaratan: menggambarkan fitur-fitur utama yang akan diberikan kepada user sekaligus penjelasan singkat mengapa fitur tersebut penting.
• Features out: hal yang harus dihindari selama proses pengembangan produk beserta alasannya.
• Desain: berisi sketsa awal yang diperlukan. Jika desain akhir sudah selesai, sertakan pula desain tersebut.
• Questions and answers (Q&A): berisi pertanyaan umum yang sering ditanyakan tentang produk beserta jawabannya. 
• Pertimbangan lain: berupa tambahan-tambahan lain yang dianggap penting, seperti jika product manager membuat keputusan penting untuk menghapus atau menambah ruang lingkup proyek.

FAQ (Frequently Asked Question)

Bagaimana proses membuat PRD?

Product School juga menjelaskan proses membuat PRD, yaitu:

#1 Menulis draft awal

Untuk mulai membuat PRD, product manager perlu menulis draft awal PRD di dokumen pribadinya. Hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahpahaman dengan anggota tim lain jika ternyata ada ide atau gagasan yang masih kurang tepat.

Di bagian ini, product manager bisa mulai menulis latar belakang, tujuan, metrik, skenario user, maupun fitur-fitur yang diprioritaskan.

#2 Meminta persetujuan dari eksekutif

Setelah draft selesai dibuat, draft tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari atasan atau pihak eksekutif. Tahap ini merupakan tahap yang bagus untuk mendapatkan pemikiran, saran, atau feedback.

Product manager mungkin saja menemukan wawasan yang tidak terpikirkan atau diketahui sebelumnya.

#3 Membagikan dokumen kepada tim desain

Jika sudah mendapatkan persetujuan dari atasan, draft PRD bisa mulai diberikan kepada tim desain dan meminta feedback dari mereka.

Dikarenakan desain sangat memengaruhi ketertarikan pelanggan, akan lebih baik jika product manager melibatkan seseorang yang benar-benar memahami desain dan meminta feedback semaksimal mungkin.

#4 Membagikan dengan pimpinan engineering

Proses selanjutnya yaitu membagikan PRD dengan pimpinan engineering yang akan terlibat lalu menggabungkan feedback dari masing-masing pimpinan.

Langkah ini membantu product manager dalam mengetahui persyaratan yang layak secara teknis, mendapatkan perkiraan waktu dan kesulitan yang akan dihadapi, serta mengetahui teknologi terbaru yang mungkin bisa diterapkan.

#5 Bagikan dengan tim proyek 

Setelah mendapatkan banyak feedback, PRD bisa dibagikan dengan tim proyek. Product manager dapat mulai memindahkan PRD ke platform yang bisa diakses oleh umum sehingga semua orang dapat melihatnya dengan mudah.

Pastikan juga tim dapat memberikan pertanyaan dan masukan di PRD tersebut.

#6 Presentasikan ke perusahaan

Langkah terakhir dari proses pembuatan PRD adalah mempresentasikannya ke perusahaan.

Di tahap ini, product manager akan menyusun presentasi yang terstruktur dan menjelaskannya sebaik mungkin kepada para stakeholder.