Pengertian Delegasi Tugas

Delegasi tugas adalah proses di mana seorang manager menyerahkan tanggung jawab dan wewenang untuk menyelesaikan tugas tertentu kepada anggota timnya.

Proses ini tidak hanya melibatkan penyerahan tugas, tetapi juga pemberian wewenang yang cukup untuk membuat keputusan berkaitan dengan tugas tersebut. Dalam praktiknya, pemberian delegasi memerlukan pemahaman yang jelas tentang kekuatan dan kelemahan setiap anggota tim, sehingga tugas yang didelegasikan sesuai dengan kemampuan dan minat mereka.

Delegasi yang tepat berdampak pada pengurangan workload manager serta berkontribusi pada pengembangan keterampilan dan pertumbuhan profesional anggota tim. Melalui delegasi, manager dapat fokus pada tugas-tugas strategis, sementara anggota tim mendapatkan kesempatan untuk bertanggung jawab dan menunjukkan kemampuannya. Proses ini juga membangun kepercayaan dan meningkatkan kolaborasi dalam tim, mendukung penciptaan lingkungan kerja yang lebih dinamis.

Kapan Delegasi Tugas Perlu Dilakukan?

Berdasarkan informasi dari Asana dan Better Up, berikut waktu yang tepat untuk melakukan delegasi tugas:

• Ketika memiliki tanggung jawab tambahan: tugas bisa didelegasikan ketika manager mengambil peran baru dengan tanggung jawab yang lebih menantang, sehingga ia dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
• Saat jadwal rapat padat: jika memiliki banyak rapat mingguan, pertimbangkan untuk mendelegasikan beberapa rapat tersebut kepada anggota tim, memberi waktu lebih untuk tugas lain.
• Saat ingin mendukung pertumbuhan anggota tim: delegasikan tugas yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan anggota tim sebagai peluang agar mereka berkembang dan belajar.
• Saat ada tugas kecil yang bisa didelegasikan: jika ada tugas yang telah dilakukan berkali-kali dan tidak lagi memberikan tantangan intelektual, delegasikan tugas tersebut untuk memberi kesempatan kepada anggota tim lain.
• Saat ingin membangun kepercayaan dan otonomi: delegasi membantu membangun kepercayaan dan memberi otonomi kepada anggota tim, mendorong pertumbuhan profesional dan pribadinya.
• Ketika membutuhkan perspektif baru: delegasikan tugas untuk mendapatkan ide-ide baru dan pendekatan kreatif dari anggota tim. Mereka mungkin memiliki perspektif berbeda dari ide tertentu.

Jenis-jenis Delegasi Tugas

Berdasarkan Indeed dan Xmonks, berikut beberapa jenis delegasi tugas:

#1 Delegasi umum atau spesifik

• Delegasi umum: manager memberikan wewenang kepada bawahan untuk melakukan semua fungsi dalam departemennya, termasuk mengorganisasi, merencanakan, dan mengarahkan.
• Delegasi spesifik: manager memberikan tugas atau fungsi tertentu yang spesifik kepada bawahan. Misalnya, manager HR meminta asisten HR agar melakukan wawancara untuk departemen tertentu selama periode tertentu.

#2 Delegasi formal atau informal

• Delegasi formal: bagian dari struktur organisasi di mana setiap orang secara otomatis menerima wewenang sesuai dengan tugas masing-masing.
• Delegasi informal: terjadi karena keadaan tertentu, di mana individu melakukan tugas bukan karena itu adalah tugas mereka, tetapi karena itu diperlukan untuk pekerjaannya.

#3 Delegasi lateral

Delegasi lateral terjadi saat wewenang didelegasikan secara informal. Misalnya, seseorang membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan oleh manager mereka. Ia dapat secara tidak langsung meminta bantuan dari orang lain tanpa meminta izin dari supervisornya.

#4 Delegasi berdasarkan prinsip

• Prinsip hasil yang diharapkan: manager mendefinisikan tugas dan hasil yang diharapkan dengan jelas kepada bawahan.
• Prinsip kewenangan dan tanggung jawab: keseimbangan antara tanggung jawab dan kewenangan ketika mendelegasikan tugas.
• Prinsip tanggung jawab mutlak: manager dapat mendelegasikan kewenangan tetapi tidak tanggung jawab. Mereka tetap bertanggung jawab atas tugas yang didelegasikan.
• Prinsip skalar: menetapkan garis komando yang jelas dalam organisasi.
• Prinsip tingkat kewenangan: bawahan dapat menangani masalah dalam lingkup kewenangan mereka dan hanya berkonsultasi dengan atasan tentang keputusan yang tidak dapat dibuat.
• Prinsip kesatuan komando: setiap bawahan berada di bawah komando satu atasan.

Contoh Delegasi Tugas

Sebuah perusahaan software sedang mengembangkan produk baru. Sebagai project manager, Ibu Rina memiliki banyak tanggung jawab, termasuk perencanaan strategis, koordinasi dengan stakeholder, dan memastikan proyek berjalan sesuai jadwal.

Ibu Rina memutuskan untuk mendelegasikan tugas pengembangan fitur tertentu dari produk kepada Pak Budi, seorang anggota tim yang berpengalaman dan memiliki keahlian khusus dalam pengembangan software.

Proses delegasi berjalan sebagai berikut:

• Penjelasan tugas: Ibu Rina menjelaskan kepada Pak Budi tentang fitur yang perlu dikembangkan, termasuk spesifikasi teknis dan tujuan akhir dari fitur tersebut.
• Pemberian wewenang: Ibu Rina memberikan wewenang kepada Pak Budi untuk membuat keputusan teknis terkait pengembangan fitur, serta mengalokasikan sumber daya yang diperlukan.
• Penetapan batas waktu: Ibu Rina menetapkan deadline untuk penyelesaian fitur dan mengharapkan laporan berkala tentang kemajuan pekerjaan.
• Dukungan dan sumber daya: Ibu Rina menyediakan akses ke sumber daya tambahan yang mungkin dibutuhkan Pak Budi, seperti software atau bantuan dari tim lain.
• Feedback dan komunikasi: Ibu Rina menjadwalkan pertemuan rutin untuk membahas kemajuan dan memberikan feedback, serta membuka diri untuk pertanyaan atau diskusi jika Pak Budi menghadapi hambatan.

Hasilnya, Pak Budi berhasil mengembangkan fitur sesuai dengan spesifikasi dan dalam batas waktu yang ditetapkan. Ibu Rina bisa fokus pada aspek strategis proyek, sementara Pak Budi mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan skill dan menunjukkan kemampuannya dalam pengembangan produk.

FAQ (Frequently Asked Question)

Bagaimana teknik ampuh untuk mendelegasikan tugas?

Berdasarkan Asana dan Harvard Business School Online, berikut beberapa teknik untuk mendelegasikan tugas:

• Identifikasi tugas yang dapat didelegasikan: tidak semua tugas bisa didelegasikan. Evaluasi pentingnya tugas dan dampak dari delegasinya. Pilih tugas yang strategis atau kritis untuk bisnis yang memerlukan perhatian pribadi.
• Latihan melepaskan kendali: bagi manager baru, mendelegasikan tugas bisa menjadi tantangan. Mulailah dengan mendelegasikan tugas kecil sebelum beralih ke proyek yang lebih besar.
• Klarifikasi prioritas: memahami prioritas dan kesulitan tugas memudahkan untuk mendelegasikan tugas tersebut. Hubungkan pekerjaan dengan tujuan tim dan perusahaan untuk memprioritaskan serta menyelesaikan tugas berdampak tinggi.
• Pahami kekuatan setiap anggota tim: delegasikan tugas kepada anggota tim yang memiliki skill di area tersebut dan berikan mereka kesempatan untuk mengembangkan keterampilan baru.
• Berikan konteks dan bimbingan: saat menyerahkan tugas, pastikan orang yang menerima tugas memiliki semua informasi, dokumen, dan detail tentang pekerjaan, termasuk batas waktu dan tujuan tugas.
• Prioritaskan komunikasi dan feedback: pastikan ada saluran komunikasi yang jelas dengan orang yang delegasikan tugas. Berikan dan minta feedback secara teratur dari mereka.
• Percaya tapi verifikasi: setelah mendelegasikan tugas, berikan ruang kepada anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaannya. Lakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan mereka tidak memerlukan dukungan tambahan.
• Berikan penghargaan setelah pekerjaan selesai: jika tugas selesai, pastikan untuk memberikan kredit kepada anggota tim yang telah menyelesaikan tugas tersebut. Mengakui kontribusi mereka penting untuk membangun kepercayaan dan motivasi.