Apa itu Affinity Diagram?

Mengumpulkan saran atau ide dapat membantu untuk brainstorming, development, dan pemecahan masalah yang lebih baik bagi project manager. 

Tapi terlalu banyak ide tentu dapat membuat kewalahan sehingga detail informasi yang penting terlewat. Di situasi seperti ini, membuat diagram seperti affinity diagram akan sangat membantu.

Affinity diagram atau disebut juga dengan metode KJ atau analisis tematik adalah teknik visualisasi untuk mengatur sejumlah besar ide, data, atau informasi ke dalam sebuah kelompok berdasarkan kesamaan atribut untuk melihat hubungan di antara ide tersebut. 

Selain digunakan dalam project management, affinity diagram juga umum digunakan oleh UI/UX designer untuk memahami kebutuhan, motivasi, dan perilaku pengguna dalam menggunakan web atau aplikasi. 

Karena dapat digunakan secara luas, diagram ini bisa memuat informasi apa saja termasuk hasil survei pelanggan, insight, dan masalah desain.

Kegunaan Affinity Diagram dalam Project Management

Affinity diagram paling baik digunakan dalam project management, terutama jika project yang dikerjakan sangat kompleks dan membutuhkan analisis sekumpulan data yang besar untuk menyelesaikannya. 

Affinity diagram juga cocok digunakan dalam situasi berikut:

• Masalah yang diselesaikan sangat banyak, dan berisiko menjadi tidak teratur
• Saat menganalisis data verbal atau data kualitatif

Dengan bantuan affinity diagram, tim bisa menganalisis akar masalah, memperhitungkan risiko dari setiap ide atau solusi, menyusun strategi terbaik untuk masalah yang dihadapi, serta meningkatkan kerja sama tim. 

Contoh Affinity Diagram

Sebuah perusahaan menerima banyak keluhan yang diterima oleh customer service. Keluhan tersebut antara lain:

• Staff tidak profesional dan judes saat melayani pelanggan
• Kualitas produk yang semakin menurun 
• Staff kerap merasa tidak dihargai oleh rekannya
• Staff tidak mengerti standar pelayanan yang baik
• Staff sedikit, sehingga pelayanannya sering terlambat

Karena ada terlalu banyak masalah, maka digunakanlah affinity diagram untuk melihat pola dari masalah tersebut. 

Dengan affinity diagram, diketahui setiap masalah berkaitan dengan kategori yang berbeda yaitu:

• Masalah yang berkaitan dengan HR: Staff tidak profesional, jumlah staff sedikit, dan staff tidak mengerti standar pelayanan.
• Masalah yang berkaitan dengan quality control: Kualitas produk menurun.
• Masalah yang berkaitan dengan budaya tempat kerja: Staff merasa tidak dihargai.

Setelah mengetahui pola dan akar masalahnya, perusahaan bisa mengembangkan solusi untuk masalah tersebut. 

Misalnya untuk HR, maka tugas HR adalah merekrut staff baru dan memberikan pelatihan mengenai standar pelayanan pelanggan. 

FAQ (Frequently Asked Question)

Bagaimana cara membuat affinity diagram? 

Affinity mapping adalah proses membuat affinity diagram. Affinity mapping dimulai dengan mengumpulkan informasi yang relevan terkait project, hingga mengelompokkannya berdasarkan kategori. 

Berikut cara membuat affinity diagram dengan mudah:

1. Tulis semua ide di selembar kertas atau sticky notes terpisah

Menulis ide satu per satu di sticky notes terpisah dapat membantu tim berfokus pada setiap ide. 

Ketika ditempelkan di papan atau dinding, sticky notes berisi ide ini bisa diorganisasi dan dikelompokkan lebih mudah. 

2. Kelompokkan ide berdasarkan kesamaan

Ketika semua ide sudah ditulis, kelompokkan ide tersebut berdasarkan tema atau kesamaannya. 

Mungkin ada beberapa ide yang tidak memiliki pasangan, tapi ini adalah hal wajar. Tidak masalah juga untuk memindahkan ide yang sudah dikelompokkan ke kelompok lain, selama hubungannya jelas. 

Untuk hasil terbaik, lakukan proses ini tanpa berdiskusi dengan tim agar setiap orang bisa fokus pada hubungan antara setiap ide. 

3. Diskusi dengan tim

Setelah mengelompokkan ide, saatnya berdiskusi dan mendengarkan pendapat para anggota tim atas hasil pengelompokan ide.

Apa tren atau pola dari hasil pengelompokan tersebut, adakah ketidaksesuaian dari hasilnya, dan alasan ide yang sudah dikelompokkan dipindahkan ke kelompok lain. 

Tulis hasil diskusi dan rangkum pola yang ditemukan dari setiap kelompok dalam selembar kertas. Agar tidak bingung, tulis pola setiap kelompok dengan warna yang berbeda.

4. Berikan nama kategori pada setiap kelompok

Setelah menemukan pola antara ide, saatnya untuk memberi nama kategori pada sekumpulan ide yang tergabung dalam suatu kelompok. 

Nama kategori bisa ditulis dengan sticky notes berwarna berbeda, dan ditempatkan di atas setiap kelompok. 

Misalnya, kelompok 1 memiliki kategori A, kelompok 2 memiliki kategori B, dan seterusnya. 

Pada tahap ini, tim juga bisa menggabungkan beberapa grup ke dalam satu grup (super grup) jika memiliki kategori yang sama. 

Misalnya, pada awalnya kelompok 3 berisikan 2 sticky notes ide, dan kelompok 7 berisi 3 ide. Setelah berdiskusi, keduanya memiliki pola yang sama sehingga lebih baik untuk digabungkan menjadi satu. 

Sebelum membuat affinity diagram, ada baiknya untuk menetapkan moderator. Meeting bisa saja berlangsung lama dan tak terkendali. Peran moderator membantu memastikan semua anggota berkontribusi, dan meeting tetap terkendali sekaligus efektif.