Offboarding

Apa itu Offboarding?

Offboarding adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan ketika karyawan meninggalkan perusahaan, baik karena pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, pensiun, atau alasan lain.

Proses ini mencakup serangkaian langkah yang memastikan pelepasan karyawan berjalan secara profesional bagi kedua pihak, seperti pengembalian aset perusahaan, pencabutan akses ke sistem dan sumber daya perusahaan, exit interview untuk mendapatkan feedback, serta penyelesaian administratif terkait gaji dan benefit.

Tujuan utama offboarding adalah untuk mengakhiri hubungan kerja dengan cara terstruktur, meminimalkan potensi gangguan operasional, dan mempertahankan hubungan baik dengan eks karyawan. Proses ini juga penting untuk menjaga keamanan informasi perusahaan dan memastikan kepatuhan terhadap hukum sekaligus peraturan yang berlaku.

Perbedaan Onboarding dan Offboarding Karyawan

Onboarding adalah proses memperkenalkan karyawan baru ke dalam organisasi dan membantu mereka bertransisi menjadi anggota tim yang berfungsi. Sebaliknya, offboarding adalah proses memisahkan karyawan dari perusahaan setelah pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, atau pensiun.

Berikut perbedaan lebih detail antara onboarding dan offboarding karyawan:

Mengapa Offboarding Penting?

Berbagai sumber menjelaskan pentingnya offboarding bagi perusahaan:

• Mempertahankan hubungan baik: offboarding membantu mempertahankan hubungan baik dengan karyawan yang keluar. Proses ini penting untuk memperkuat networking ex-karyawan, yang dapat menjadi sumber rekrutmen dan referensi di masa depan.
• Mendapatkan feedback berharga: melalui exit interview, perusahaan memperoleh wawasan tentang lingkungan kerja dan budaya perusahaan dari perspektif karyawan tersebut. Feedback bisa dipakai untuk membuat perbaikan di tempat kerja.
• Mengelola risiko hukum dan keamanan: proses offboarding yang terstruktur memastikan semua aspek hukum dan keamanan ditangani dengan baik, seperti pengembalian aset perusahaan dan penonaktifan akses ke sistem perusahaan.
• Meminimalkan gangguan operasional: dengan memastikan transfer pengetahuan yang efektif dari karyawan yang keluar ke penggantinya, offboarding membantu mengurangi gangguan dalam operasi sehari-hari perusahaan.
• Mempersiapkan "boomerang employee": karyawan yang keluar dengan pengalaman positif lebih mungkin untuk kembali bekerja lagi di perusahaan di masa depan, membawa kembali pengetahuan dan skill yang telah mereka kembangkan.
• Mengurangi risiko penyebaran informasi rahasia: dengan proses offboarding yang efektif, perusahaan memastikan karyawan yang keluar memahami tanggung jawab mereka terkait non-disclosure agreement atau perjanjian kerahasiaan.

FAQ (Frequently Asked Question)

Bagaimana alur offboarding karyawan?

People Keep dan AIHR menungkapkan alur umum offboarding karyawan:

• Pemberitahuan pengunduran diri atau pemutusan: proses offboarding dimulai saat karyawan memberitahukan keputusan mereka untuk keluar atau ketika perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja.
• Komunikasi dengan tim: manager atau HR harus menginformasikan tim tentang kepergian karyawan, dengan mempertimbangkan privasi dan kebijakan perusahaan.
• Transfer pengetahuan: jika karyawan yang keluar memiliki pengetahuan atau tanggung jawab khusus, perlu ada transfer pengetahuan ke karyawan lain atau penggantinya.
• Pengembalian aset perusahaan: karyawan yang keluar harus mengembalikan semua aset perusahaan, seperti laptop, ponsel, ID karyawan, dan barang-barang lain yang dimiliki perusahaan.
• Pencabutan akses ke sistem perusahaan: penting untuk segera mencabut akses karyawan ke sistem internal perusahaan, termasuk e-mail, database, dan sumber daya lainnya untuk menjaga keamanan data.
• Exit interview: sesi ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memberikan feedback tentang pengalaman mereka bekerja di perusahaan, sehingga bisa memberikan informasi berharga untuk perbaikan di masa depan.
• Penyelesaian administratif: termasuk penyelesaian masalah administratif seperti finalisasi pembayaran gaji terakhir, klaim benefit, dan masalah hukum atau kontrak yang relevan.
• Pembaruan dokumen dan sistem: perusahaan memperbarui sistem dan dokumen terkait untuk mencerminkan kepergian karyawan, termasuk perubahan pada struktur tim dan tanggung jawab pekerjaan.
• Pelepasan resmi: memberikan pengakuan atau acara perpisahan (opsional) untuk menghormati kontribusi karyawan dan mempertahankan hubungan baik.